Réaliser votre budget prévisionnel

Objectifs ?

  • Comprendre et maîtriser la viabilité financière de son projet
  • Fixer les objectifs à atteindre

Quand ?

  • En phase de préparation du projet.
  • En continu lorsque l’entreprise est lancée.

Avec qui ?

  • Vous devez maîtriser cet outil vous-même.
  • Si vous n’êtes pas porté sur les chiffres, faites-vous aider, notamment par un expert-comptable.

L'essentiel

 
Être entrepreneur, c’est avoir la tête dans les étoiles et les pieds sur terre. G. Delforge (Dirigeant de Delforge Parfumerie)

Les contours de votre projet sont définis. Il est temps de confronter votre idée à la réalité des chiffres. C’est le rôle du budget prévisionnel. Il est vital pour vous de bien le comprendre et de le maîtriser même si un expert-comptable vous aide à le réaliser et à le suivre.
L’aspect financier d’une création d’entreprise est évidemment crucial. Établir et suivre le budget prévisionnel est une étape clé du lancement de l’entreprise. Son élaboration nécessite du temps et de l'attention.

Le budget prévisionnel est l’outil de base de la gestion d’une PME. Il permet :
  • d’objectiver la viabilité du projet par des chiffres.
  • de préciser vos hypothèses (prix, quantités, investissements, …).
  • de fixer les objectifs à atteindre (dépenses, ventes, rentabilité).
  • de convaincre les investisseurs.
  • d’anticiper et contrôler en cours de route si vous faites mieux ou moins bien que prévu et donc d’adapter la conduite de l’entreprise !

Le budget est un peu la synthèse qui offre une grille de lecture rapide et concrète de votre projet. Il doit être soigné et rigoureux. Cette présentation financière de votre projet permet aux tiers d’évaluer vos besoins et la viabilité de votre projet.
 
Le conseil de l'expert-comptable
Tous les entrepreneurs le disent : un bon budget prévisionnel doit être élaboré mois par mois. C'est la seule façon de ne pas se laisser surprendre par les variations de votre activité.

Un budget bien conçu est un gage de professionnalisme aux yeux des partenaires potentiels.

Ce qu'il faut savoir

Concrètement, pour établir votre budget prévisionnel, vous allez intégrer l'ensemble des dépenses et des rentrées liées à votre projet dans un tableau financier de type Excel. (>> voir modèle). N’oubliez pas d’indiquer une date de mise à jour pour pouvoir retrouver facilement les versions qui vont se succéder.


À ce stade, vous devez être précis sans pour autant tout chiffrer dans le moindre détail. Il s’agit de prévisions. Ce sont donc les ordres de grandeur, les équilibres et les tendances qui importent le plus.


Les 3 composantes d’un budget 


  • LES DÉPENSES : commencez par dresser la liste des dépenses et des coûts liés à votre projet, sans rien oublier.
  • LES REVENUS : passez ensuite aux ventes (ou « chiffre d’affaire ») et aux aides. Le prix de vente est stratégique. 
  • LE RÉSULTAT : calculez-le en jouant de façon réaliste avec les paramètres jusqu’à atteindre un résultat positif.


Les conseils des pros


  • Mieux vaut être prudent lors de l'établissement du budget, tant au niveau des dépenses que des prévisions de vente et notamment du rythme de progression de celles-ci (fréquemment surestimé).
  • Se faire connaître et conclure les ventes prend du temps. Soyez attentifs à l'étalement des ventes dans l'année, aux effets saisonniers (ventes d'équipement dopées en fin d'année pour épuiser les budgets, ventes alimentaires à Noël, Pâques, ...).
  • Prévoyez deux options :  une optimiste et une pessimiste. Faites l’exercice pour les années 2 et 3 afin de vous donner une perspective à moyen terme.
  • Faites valider votre budget prévisionnel par un professionnel (votre coach en création, votre expert-comptable), car c’est vraiment votre outil de base pour gérer votre projet. 
  • Tenez votre budget à jour. Comparez « budget réalisé » et budget prévisionnel. Cet outil devient votre tableau de bord pour suivre l’activité, vérifier que vous êtes dans le bon chemin et corriger le tir si nécessaire.

La colonne des dépenses peut se prévoir de manière relativement fiable. On y retrouve les postes suivants :


  • Frais variables : les dépenses directement liées à l'activité, au nombre de produits, au volume des ventes, ... et qui varient selon qu'on produit plus ou moins, qu'on vend plus ou moins, ...
    Exemples : achats de matières, sous-traitance, emballages, transport, primes commerciales, ... 


  • Frais fixes : les frais indispensables mais qui ne sont pas directement liés et ne varient pas en fonction du niveau d'activité
    Exemples : loyers, frais administratifs, taxes, assurances, frais de personnel, comptabilité, gestion, ...
  • Investissements : les frais d’équipement (voiture, machine, PC, ...) qui vont être réellement utilisés plusieurs années et vont être "amortis" sur plusieurs années.
    Exemple : vous achetez une voiture neuve à 15.000 que vous pensez pouvoir utiliser durant 5 ans, vous imputerez 3.000 par an dans votre budget (15.000 divisé par 5 ans).
  • Rémunérations : vous devez prévoir une rémunération pour vous-même au moins du type "alimentaire" (logement, nourriture, déplacements, ...) au début. Cette rémunération « alimentaire » est nécessaire pour travailler dans de bonnes conditions, mais aussi pour calculer des prix de vente corrects comprenant les coûts réels. Par la suite, vous pourrez augmenter votre rémunération en fonction de l’évolution de l’activité et des moyens dégagés. 
  • Emprunts : si votre activité nécessite des emprunts, il faut en tenir compte dans votre budget. Attention, seul le coût de l’emprunt (les intérêts et frais) est à mettre en dépenses, le remboursement de l’emprunt n’intervient pas dans le budget car ce n’est pas une « dépense ». Il sera par contre repris dans le tableau de trésorerie mais un « flux de trésorerie ». Il sera par contre repris dans le tableau de trésorerie puisqu’il faudra rembourser l’emprunt perçu (>> Fiche Trésorerie). 


Quelques conseils


  • Demandez les prix à différents fournisseurs (voir aussi les ‘Offres » de Wikipreneurs).
  • Estimez les temps de production (prévoyez large).
  • Prévoyez des imprévus.
  • Prévoyez les moments improductifs : mise au point, réglage, suivi administratif, erreurs, trajets, attentes et suivis de rendez-vous, temps de commercialisation, vacances, etc.
  • Chiffre d’affaires 

C'est l’élément prévisionnel le plus délicat à estimer. Combien d'unités allez-vous vendre et à quel prix ? C'est LA question fondamentale de la création d'entreprise : déterminer les prix et quantités vendues de façon réaliste ! Tenez compte du métier, du secteur, de la concurrence et de vos capacités de production. 
Exemple
: vous prévoyez de vendre 100 unités par mois, mais avez-vous les moyens de produire et de livrer ces 100 unités par mois ?

  • Prix
    Fixer votre prix de vente est tout aussi important et délicat. Votre prix de vente doit être accepté par vos clients et donc refléter la valeur de ce que vous lui apportez. Il doit aussi vous positionner dans le marché, vis-à-vis de vos concurrents.

    Et pour bien gérer, vous devez savoir si vous êtes rentable, c’est-à-dire si votre prix de vente couvre bien au minimum tous les frais engendrés. Pour cela vous devez :


    • Imputer les frais variables : l'achat de la marchandise, le transport divisé par le nombre de boîtes livrées, l'emballage par boîte vendue, ...
      Exemple : si vos boites de jeux vous coûtent 100, que le transport revient à 200 pour 10 boîtes et que l'emballage vous coûte 15 par boîte vendue, votre "prix de revient" direct par boîte sera de 100 + (200/10) + 15 = 135. Votre prix de vente devra être supérieur pour dégager une marge.
  • Imputer les frais fixes : le loyer, les assurances, les salaires. Même si c’est moins évident, il est important d'imputer une partie des frais fixes à chaque produit/prestation pour connaître votre vrai « prix de revient » (ce que coûte réellement votre produit/prestation). Cela vous permettra de prendre de meilleures décisions concernant vos prix de vente et vos devis, les remises éventuelles, le fait de saisir ou pas une opportunité, d’ouvrir ou pas un nouveau marché. 


  • Exemple 1 : si vous êtes dans une société de service et que les frais de personnel sont importants, vous pouvez répartir vos frais fixes sur base du nombre de personnes occupées dans chaque gamme de produit ou par département. Si votre entreprise vend dans votre région et à l'étranger, que 4 personnes s'occupent du marché local et 1 personne de l'étranger, vous imputerez 4/5 des frais fixes (loyer, assurances, ...) aux produits/services vendus localement et 1/5 aux produits/services exportés.

    Exemple 2 : si vous êtes dans un secteur industriel, de fabrication et que les coûts des machines sont très importants, vous pouvez vous baser sur les heures par machine pour imputer les frais fixes aux différents produits.

    Exemple 3 : si vous êtes dans le commerce, la clé peut se baser sur les ventes ou sur les rémunérations des vendeurs. Si l'année passée vous avez vendu pour 100 et que vos frais fixes étaient de 12, vous pouvez vous dire raisonnablement que pour chaque produit vendu il y a 12% de frais fixes à couvrir. 

Aucune méthode ne sera parfaite. L'important est d'y réfléchir et surtout d'imputer tous les frais pour arriver au bon prix de vente et à un budget final en positif !


  • TVA
    Vous êtes assujetti à la TVA ? Travaillez dans votre budget avec des prix hors TVA.

    La TVA ne se comptabilise pas dans les rentrées. Votre entreprise n'est que le point de passage de ces taxes puisque vous devez rembourser celles que le client vous paie tandis que l’état vous rembourse celle que vous payez à vos fournisseurs. Si vous êtes actif en B2C (Business to Consumer) et vendez à des particuliers, n’oubliez pas qu’ils paieront eux le prix augmenté de la TVA, mais que vous ne toucherez réellement que le prix hors tva.

    Exemple : si votre prix de vente public est de 121 (soit 100 + 21% de TVA), vous encaisserez 121 de votre client mais devrez reverser à l’état 21 de TVA ; donc votre rentrée réelle à mettre dans votre budget n’est que de 100, soit le prix hors TVA.
  • Résultat prévisionnel = le solde des rentrées – les dépenses.


Attention ! N'oubliez pas que vos bénéfices seront soumis à l'impôt des sociétés et que dès lors, il faut distinguer le résultat brut avant impôt du résultat net après impôt. 


  • Point d’équilibre
    Une fois vos dépenses et vos prix de vente fixés, votre tableau budgétaire va vous permettre de calculer votre « Point d’équilibre » ou Break Even Point, c’est-à-dire l’objectif de vente minimal à atteindre pour arriver à l’équilibre


Point d’équilibre = Frais fixes / (prix de vente - prix d'achat (ou frais variables). 


A l’équilibre, vous ne gagnez pas d’argent mais vous n’en perdez pas non plus et vous vous payez (si votre salaire est bien mis dans les frais fixes de votre budget).


Notez qu’une bonne structure de coûts peut abaisser ce point d’équilibre, ce qui est utile en phase de démarrage.

En réalisant votre budget, vos questions, vos hypothèses vont s'affiner. Vos choix vont vous faire sentir si le projet est rentable et réaliste. Si ce n’est pas le cas, il faut retravailler les hypothèses, voire même le modèle. 


Par exemple :


  • acheter vos équipements neufs ou de seconde main ?
  • acheter ou bien louer ? 
  • partager les ressources ? 
  • vendre plus ?  Plus cher ?
  • ajouter un service, un avantage supplémentaire que le client rémunérera ? 


Le but est d’atteindre un résultat à la fois suffisant (couvrir les dépenses et dégager du bénéfice) et crédible (payable par les clients). 


Limiter les coûts fixes pour améliorer le budget


Il est intéressant d'envisager de minimiser les coûts fixes si l'on veut atteindre plus rapidement l'équilibre.

Plus les charges fixes sont élevées, plus le point d'équilibre (le chiffre d'affaires minimum à réaliser) est élevé. Mais comment limiter les coûts fixes ?


  • en limitant les frais de bureau, le loyer (commencer chez soi ou dans un espace co-working par exemple), ...
  • en adaptant son salaire.
  • en postposant certaines dépenses.


Comment "variabiliser" des coûts fixes ?


Variabiliser certains coûts permet de limiter votre risque au début, même si le coût par vente/prestation augmentera peut-être. Par exemple, si vous louez une camionnette au début pour livrer, ce sera assez cher, mais cela vous permet de voir si l’activité démarre. Ensuite vous pourrez investir dans votre propre véhicule. 


Comment faire ?


  • en travaillant avec des sous-traitants plutôt qu'avec du personnel fixe.
  • en louant certains investissements à la demande (machines, véhicules, équipements, ...) plutôt qu'en les achetant, etc.

En termes comptables, le budget correspond quasiment au "compte de résultat".  


La structure de ces deux documents est la même mais la finalité est différente : 


  • le budget est un outil de prévision et de pilotage de l’activité.
  • le compte de résultat est un moyen d'enregistrer ce qui a effectivement été réalisé. Il permet de contrôler votre propre tableau budgétaire qui est un document de travail quotidien.