Gérer l'équipe au quotidien

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Objectifs ?

Accompagner l'évolution de l'équipe.

Quand ?

Dès que les moyens où l'on engage des collaborateurs.

Avec qui ?

Vous-même ou avec un conseiller RH au début.

L'essentiel
4 axes pour gérer au quotidien l’équipe d’une PME de manière cohérente, efficace et positive :
  1. Une mission claire
  2. Une organisation structurée
  3. Un esprit maison
  4. Une communication permanente
 

Parole d’entrepreneur


Beaucoup de gens lorsqu'ils deviennent "patron" et plus encore quand le succès arrive, oublient que rien n'est acquis, que le succès vient de toute l'équipe et que la roue tourne. Il faut donc rester humble devant la réussite comme devant les difficultés.


Le vrai patron est celui qui partage le succès avec son équipe et assume avec elle les échecs.


Jacob Avidar, Administrateur-délégué d'Europro SA

 
Ce qu'il faut savoir
Construire votre équipe est un processus méthodique essentiel dans la réussite et la pérennité de votre entreprise. Car c'est bien la gestion des talents qui fera la différence. Au minimum, y investir du temps est nécessaire et rentable. Au mieux, cela mène à l’épanouissement et au développement.

Pour diriger, c'est à dire "donner la direction", gardez en tête que chaque collaborateur a besoin de deux choses :

  • un cap, un projet, une mission (découvrir l'Amérique) ;
  • un cadre, une manière de travailler, des objectifs, des moyens, des tâches définies (ma place, mon rôle sur le navire).

Une équipe gagnante en PME se caractérise au travers de 4 axes majeurs : mission, organisation, esprit et communication.


Une mission est claire et forte. 

Elle donne sens  à l'entreprise et s'inscrit dans une vision de l'évolution de l'environnement. Elle est souvent traduite en un slogan :

  • pour un centre de formation en langues : "Make your world bigger"
  •  pour une association proposant des stages aux jeunes, "La passion, le plus beau métier du monde"
  • pour une marque automobile bien connue "Le plaisir de conduire".

Une mission pour avancer, voir l'avenir, se dépasser. Les collaborateurs, mais aussi les clients s'y identifient et se l'approprient.  La mission permet de décider en toutes circonstances, notamment face à un choix stratégique difficile : est-ce que cela rentre bien dans la mission de l'entreprise?

Une mission orientée long terme. Vous ne devez pas vous en écarter en raison d'un accident, d'un phénomène conjoncturel. En tant que dirigeant, vous en êtes le porte-drapeau. C’est l’'aspect « la tête dans les étoiles »…

Emmenés par la mission, les collaborateurs ont besoin d'un cadre précis, de règles du jeu claires ! Quel est mon rôle, quelle est ma place, comment fonctionne-t-on ensemble?

Pour construire ce cadre de référence, travaillez pas à pas les aspects suivants :

  • des objectifs globaux fixés régulièrement : objectifs de vente, de production, de qualité, mission particulière, ...
  • un organigramme, des délégations claires et des responsabilités bien définies : qui fait quoi ? Qui est responsable de quoi ?
  • des compétences complémentaires réunies : techniques et commerciales au départ, financières, organisationnelles, marketing et humaines ensuite.

Voir les outil dans la Bibliothèque/Equipe :  "Pour suivre et faire évoluer les compétences de chacun / Exemple État des compétences et Votre État des compétences".

  • des fonctions individuelles précises (via un descriptif de fonction) et des objectifs individuels fixés et revus. 

Voir les outils dans la Bibliothèque/Equipe : "Exemple descriptif de fonction secrétaire, Exemple descriptif de fonction chef de projet, et Votre descriptif de fonction".

  • des moyens adaptés aux objectifs requis. Même s’ils sont ambitieux, Il faut que les objectifs soient réalistes et réalisables avec les moyens mis à disposition. 
  • des outils de suivi de l'activité (tableaux de bord, feuille de route, semainier, …) tant au niveau individuel que de l’entreprise. C’est motivant et cela permet de suivre la réalisation des objectifs. 

Voir les outils dans la Bibliothèque/Equipe "Exemple Feuille de route, Exemple Semainier, Votre Feuille de route, Votre Semainier".

  • une politique de rémunération claire basée sur les moyens de l'entreprise, les niveaux de responsabilités, les résultats atteints et l'équilibre dans l'équipe ainsi que par rapport au marché externe.
  • un processus d'évaluation-évolution des collaborateurs et une progression continue notamment via la formation et l’évolution des fonctions quand c’est possible.
  • des dossiers administratifs en ordre : contrats de travail, règlements, ...

Les valeurs que vous défendez se retrouvent dans tout ce que vous mettez en place : les produits, le type de relations avec les collaborateurs, le ton de votre communication, l'ambiance, la décoration, … C’est l’esprit maison, la culture de votre entreprise qui se met en place.

Au plus cet esprit maison est clair, au plus cela constitue un avantage, tant vers l'extérieur en termes d'image, de crédibilité, de différenciation, de reconnaissance, que dans l'entreprise en termes de motivation, cohésion d'équipe, aide à la décision. 

Et cela se travaille :

  • précisez les valeurs que vous souhaitez mettre en avant : innovation et goût des technologies, sens du service et du relationnel, risque et acceptation de l’échec, éthique et respect, ... ;
  • traduisez cela dans vos produits/services, vos messages, votre manière d’organiser l’entreprise ;
  • ancrer vos valeurs dans une charte ou dans les documents que vous communiquez à vos partenaires, banquiers, médias, postulants, ...

Exemple d’une PME de 12 personnes, voir l'outil "La Charte Mandala".

  • alimentez l'esprit maison par toute une série de moments d'équipe et d'attentions quotidiennes : des vêtements et outils de travail à l'image de l'entreprise, un accueil au style bien particulier, des anniversaires partagés, des journées d'équipe (formation, activité de loisirs ou de team building), un voyage pour fêter un succès, le soutien à une association, ...

Communiquer avec vos partenaires, vos associés, vos investisseurs est un élément majeur pour assurer la cohésion, la motivation et le succès ! Communiquer la passion du produit, l'idéal poursuivi, les valeurs partagées, l'histoire de l'entreprise est une de vos missions de dirigeant.

« Bien le faire et bien le dire … » Assurer le feed-back est important pour construire la confiance et mener à bon port les projets. Au plus l'équipe grandit au plus la communication va se complexifier. Plus personne ne connait et ne maîtrise toutes les informations, pas même le créateur chef d'orchestre. Tuez ce mythe de la maîtrise de "toute l'info pour tous", pour ne retenir que celle dont chacun a besoin.

  • Comment organiser ces flux de messages ? 
  • Communication formelle 

Les communications formelles donnent le cadre de référence à votre équipe : quel est l'objectif à atteindre, quel est le cap pris par le capitaine, où en sommes-nous, quelle est ma place dans cette aventure, ...? 

  • Pour organiser et suivre l’activité quotidienne prévoyez par exemple des moments de mise au point avec vos associés, votre équipe ou vos responsables (et eux-mêmes avec leur équipe).
  • Pour les messages plus globaux (situation de l’entreprise, décision importante, évolution), réunissez l’ensemble de l’équipe, par exemple deux fois par an.

  • Communication informelle

A côté de la communication formelle, les moments informels ont toute leur importance : la discussion avec l'un ou l'autre à la pause-café, en voiture en allant à un rendez-vous, le partage d'un déjeuner imprévu, …

Ces échanges plus libres sont l'occasion d'approfondir les relations, de sentir l'état de la motivation et de partager dans un mode adapté au collaborateur les difficultés, les succès, les interrogations, …

  • Feedback

Pour donner de la reconnaissance à vos collaborateurs, veillez à leur renvoyer très régulièrement votre avis sur leurs réalisations. Des conseils d'améliorations si le travail est imparfait, des félicitations si le résultat est bon.

  • Il est plus productif de développer les atouts de chacun que de passer trop de temps à améliorer les points         faibles.
  • En cas de remerciement, faites-le par écrit, car cela reste et a une influence durable sur la motivation. Appuyez-vous sur des éléments concrets (ex. merci parce que la brochure de cette année est appréciée par la majorité des distributeurs et parce qu'elle est parue avec dix jours d'avance).
  • Tâchez aussi de vous adapter au style du collaborateur (par ex. avec un 'relationnel', dites-le lui chaleureusement, en passant du temps avec lui, en insistant sur l'importance de la relation ; avec un 'rationnel', faites-le discrètement, en insistant sur le concret, les raisons, le process,...).

  • Communication de crise

En cas de crise, réagissez rapidement. Réunissez les faits et éléments objectifs et construisez des solutions en équipe restreinte. Faites appel à vos ressources (conseil d'administration, conseillers, réseaux, partenaires, ...). Ensuite communiquez les éléments à toute l'équipe et spécifiez les tâches et objectifs de chacun. Suivez l'évolution et corrigez le tir si nécessaire.

  • Gestion des réunions
            Pour la gestion des réunion, voici quelques règles simples :

  • convoquez les participants qui doivent y être mais évitez la "réunionite" aigüe ;
  • précisez le thème ou l'ordre du jour ainsi que l'horaire ;
  • tenez l'horaire, tant pour le début que pour la fin. Si vous le faites, les gens s'habitueront vite à être à l'heure et à clôturer dans les temps. Si par contre la réunion prévue à 15h débute vers 15h20, tout le monde aura perdu du temps et certains viendront la fois suivante à 15h20... Le temps est une contrainte qui doit pousser à l'efficacité ;
  • introduisez la réunion et gérez les avis en donnant la parole aux personnes concernées ;
  • concluez en résumant les décisions prises : qui, fait quoi, quand. Si nécessaire faites un compte-rendu ou chargez-en un secrétaire qui l'enverra à tout le monde.

Comment gérer le temps de travail ?

Cela dépend de votre secteur d'activité, de votre personnel (ouvriers, cadres, chercheurs, informaticiens, ...) et puis surtout de vous.

La gestion par objectifs est de placer la responsabilité chez le collaborateur tout en lui laissant plus d'initiative dans la manière de s'organiser pour arriver à ses objectifs. C’est un mode de management flexible, souhaité par les jeunes et adapté aux outils modernes. 

La gestion par objectifs est :

  • ouverte, positive, orientée résultats ;
  • plus souple, via  des horaires flexibles ou du télétravail ;
  • un mode de management transparent ;
  • génératrice de relations de confiance ;
  • stimulante car chacun poursuit ses objectifs à sa manière, sur base de ses propres talents.

Elle nécessite de définir les objectifs et de vérifier avec le collaborateur dans quelle mesure ils sont atteints. Il faut aussi des règles, un cadre (précisant les limites du télétravail, de la flexibilité des horaires, ...).

L'horloge pointeuse ou des horaires stricts est au contraire un système fermé et donc limité. Cependant, dans des activités intensives en main d'œuvre et fortement organisées il est efficace. Il a aussi l'avantage de la facilité (tout le monde commence à 8h30, s'arrête 1h à midi et termine à 17h30 par exemple).