Outils pour gérer le travail des équipes

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Objectifs ?
Gérer la charge de travail des équipes
Quand ?
Durant toute la vie de l'entreprise
Avec qui ?
Seul ou avec des collaborateur
L'essentiel

Une étude McKinsey a montré que 14% d’une semaine de travail moyenne est consacrée à la communication et à la collaboration avec les membres de son équipe interne. Le travailleur moyen consacre 13 heures par semaine à gérer ses emails. Or, si les entreprises utilisaient pleinement les outils adéquats, la productivité des pourrait augmenter de 20 à 25%.

Pour augmenter votre productivité et celle de votre équipe, il n’est pas nécessaire de travailler plus, il faut surtout travailler mieux, plus intelligemment. Des outils peuvent vous aider à gérer les priorités, à simplifier la gestion de différentes tâches et à mieux collaborer pour plus d’efficacité.

Première étape pour gagner en efficacité : organiser et regrouper tous vos projets et toutes les tâches qui s’y rapportent. Vous pourrez alors mieux fixer vos priorités, distinguer l’indispensable de l’accessoire, respecter les échéances et automatiser certaines tâches chronophages.

Parmi les outils qui pourront vous aider, en voici quelques-uns à tester sans tarder :

TRELLO :

Que vous travailliez seul ou en équipe, Trello repense la gestion de projets sous la forme d’un tableau, où chaque “carte” représente une tâche à exécuter. Glissez-déposez les cartes pour notifier l’avancement du projet, partagez des documents, commentez etc. L’interface est totalement intuitive.

Trello

ASANA :

permet de créer et d’assigner des tâches aux membres de l’équipe, organisés en «Board» ou « tableaux ». Les cartes peuvent être personnalisées et classées par catégories ou statut (non démarré, en cours, terminé). La plateforme Asana comprend une fonction de messagerie directe et de groupe, et les messages envoyés dans la conversation peuvent être transformés en tâches exécutables en un seul clic. Une vue calendaire permet de planifier des tâches à l’avance et de voir les échéances à venir en un coup d’œil.

Asana

PLANZONE :

permet de créer des tâches au lieu d’envoyer des emails, de gérer la charge et le temps de travail de chaque équipe, de centraliser tous les documents liés à un projet, de partager des calendriers en ligne, d’utiliser un Gantt facile à lire, dynamique et collaboratif, de suivre des discussions liées à un projet ou d’échanger les bonnes pratiques dans un wiki.

Planzone

TUZZIT

est un outil visuel, online et collaboratif, ouvert à tous, qui vous permettra de modéliser vos idées, de structurer le début d’un projet et de collaborer. Du business Model Canvas à la matrice urgent/important, vous trouverez de nombreux modèles pour guider votre réflexion.

SCORO

est une plateforme de gestion de travail complète. Depuis la planification et le suivi des projets jusqu’à l’envoi des devis, des contrats et des factures. Au quotidien, il permet aux employés de suivre le temps et de facturer le travail horaire, de produire des rapports détaillés et d’analyser les mesures d’utilisation pour chaque utilisateur.

Scoro

Certaines tâches sont particulièrement fastidieuses et chronophages. Elles sont pourtant souvent indispensables au bon fonctionnement de votre activité ou à la bonne gouvernance des équipes. Mais qu’elles soient faites par vous n’apporte aucune valeur ajoutée. Certains outils peuvent vous aider à automatiser certaines tâches répétitives. Plus qu’une question de productivité, il s’agit aussi d’améliorer votre motivation et celle de vos collaborateurs.

IFTTT

(If This Then That - Si Ceci Alors Cela) est l’outil le plus connu en matière d’automatisation de tâches. Il permet d’automatiser des tâches entre différents services Web, applications mobiles, et objets connectés. Il crée des petits programmes baptisés « applets qui établissent des interactions entre les différents outils numériques que vous utilisez au quotidien. Si une condition déterminée est remplie dans un premier canal (« If This » : si ceci), le service déclenche automatiquement une action dans le second (« Then That » : alors cela). On peut se servir d’IFTTT pour :

  • simplifier l’archivage en enregistrant automatiquement les pièces jointes d’un e-mail dans sa Dropbox.
  • pour faire de la veille en demandant à recevoir une alerte dès qu’un site internet traite d’un sujet qui vous intéresse
ifttt

ZAPIER

permet lui aussi de faire communiquer entre elles des informations et des applications qui ne le font pas de manière native. En quelques clics, vous pouvez automatiser un nombre incalculable d’actions qui relient plusieurs applications entre elles. Plus riche que IFTTT, Zapier permet de connecter plus de 750 applications web entre elles et simplifie considérablement vos workflows. Grâce à l’ajout de filtres, il est notamment possible de définir avec beaucoup de précisions les conditions d’exécution d’une tâche.

Exemple : dès lors qu’un prospect complète une demande de devis sur votre site, vous créez automatiquement un contact dans votre CRM avec tous les champs renseignés et une mention est créée sur Slack pour avertir l’équipe commerciale qu’un devis doit être rédigé.

zapier

La communication interne est un élément clé de la vie de l’entreprise. Une fois de plus, avoir les bons outils permet de gagner du temps, de ne pas perdre des informations et donc d’améliorer la productivité.

Slack

est la référence absolue en matière de communication collaborative. Chaque entreprise peut créer un groupe privé sur Slack. Il suffit ensuite d’inviter tout ou partie de ses collaborateurs, qui peuvent ainsi discuter entre eux. Il est également possible de partager toutes sortes de contenus (documents, vidéos, photos, pdf, …).

slack

Selon une étude de la Harvard Business Review, les entreprises perdent des milliers d’heures chaque année, par manque de planification, mauvaise priorisation des tâches et gestion inadaptée du temps de chaque étape du travail. Pourtant il existe de nombreux outils pour évaluer les temps de travail, optimiser la gestion des tâches et mesurer les prestations fournies. En voici quelques-uns.

RESCUE TIME

vous permet de faire l’analyse de votre utilisation d’internet. Il vous dira avec précision le temps passé à consulter vos mails, lire les informations, surfer sur tel ou tel site, chatter, etc. Vous pourrez alors programmer des alertes pour vous aider à limiter les loisirs, ou même bloquer automatiquement certains sites… et vous concentrer sur le travail !

rescue time

TOGGL

met l'accent sur un suivi flexible du temps ; en un seul clic, vous pouvez ajouter de nouvelles tâches et démarrer le suivi par chronomètre, les mettre en pause et les arrêter.

CLOCKINGIT

est un outil collaboratif qui permet de suivre au plus près l’avancée de chaque projet, d’enregistrer les temps et l’administration des tâches. Une fonction chat, une répartition des tâches et une option de partage de dossiers sont également intégrées.

clocking it

DOODLE

pour organiser une réunion, choisir la date où le plus de participants seront disponibles mais aussi choisir les sujets à traiter en priorité, etc.

doodle