Evaluer mes collaborateurs

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Objectifs ?

Accompagner l’évolution des membres de l’équipe.

Quand ?

Dès le moment où l’on engage des collaborateurs.

Avec qui ?

Vous-même et un conseiller RH pour les premières fois.

L'essentiel

"Ce ne sont pas les performances qui font les gens heureux,
ce sont les gens heureux qui font les performances."


Valérie Denis, experte en gestion d'équipes PME

 

Un collaborateur cherche avant tout la reconnaissance de son travail. Il a également besoin d’une vision et d’un cadre. Si vous voulez garder vos collaborateurs et les voir progresser, il est important de mettre en place des entretiens d'évaluation ou plutôt d'évolution, pour deux raisons principales.

  • L’entretien est un moment d'échange privilégié entre votre collaborateur et vous.
  • Il permet de vérifier l'adéquation entre les besoins en compétences et résultats de l'entreprise et les compétences et souhaits de l'équipier.
 

L’avis de l’expert


évaluer = évoluer = Savoir vers où aller ensemble



Une entreprise est en pleine santé lorsque l'idéal qu'elle poursuit vibre en chacun de ses membres, que s'y actualisent les talents de chacun et que s'y libèrent les énergies de tous.

Valérie Denis, experte en gestion d'équipes PME

 

5 étapes pratiques pour mettre en place des évaluations.

Ce qu'il faut savoir

En général l’entretien fait peur, car il s'agit d'évaluer, et de le faire d'homme à homme. Pour que chacun le vive comme un vrai moment d'échange et de discussion, il faut bien le préparer.

L'introduction d'un système d'évaluation requiert :

  • un climat favorable. 

Il s’agit que chacun comprenne l'intérêt de la démarche et les avantages qu'elle peut apporter à tous niveaux. Les règles du jeu doivent être claires et bien communiquées : ce sur quoi porte l'évaluation et la manière dont elle se déroule.

  • des descriptifs de fonction. 

L'évaluation se basera mieux sur un descriptif de fonction. Il précise le rôle de chacun dans l'organisation, détaille ses fonctions-clés et détermine sa place dans la structure. Le descriptif doit être ouvert, c'est une base minimale et non un cadre fixe !

Voir les outils dans la bibliothèque/Equipe

 Ex. descriptif de fonction secrétaire, Ex. descriptif de fonction chef de projet, Ex. Votre descriptif de fonction.

  • des standards. 

Pour évaluer de manière équitable et objective, il faut communiquer des objectifs et des compétences mesurables et définir les éléments principaux des attitudes-comportements attendus (que signifie dans notre entreprise "être créatif" ou "rigoureux", ...).


L'entretien d'évaluation ou d'évolution est bien plus qu'une interview programmée avec son collaborateur. C'est un moment précieux, une occasion de :

  • communiquer, faire circuler l'information, échanger des idées. Où en est l'entreprise? 
  • écouter et s'exprimer, éviter ou résoudre les conflits. Laisser d'abord s'exprimer le collaborateur sur son vécu dans l'organisation, ses joies, ses difficultés, ses craintes.
  • répondre à une demande non explicite d'être "évalué". Pour le collaborateur c'est une occasion rare de se confronter aux résultats de son travail et à l'image qu'il renvoie.
  • constater le chemin parcouru, faire le point sur les performances et les compétences. Les objectifs fixés ont-ils été atteints? Si oui, comment? Si non, pourquoi? Comment évoluent les compétences?
  • s'améliorer, corriger, faire progresser. Tirer les leçons des succès, afin de s'en inspirer pour vivre la prochaine étape, tirer les leçons des échecs, afin de ne plus reproduire les mêmes erreurs.
  • reconnaître un travail effectué, motiver. Si chacun a le droit de réclamer, chacun a aussi le devoir de remercier. Sanctionner comme récompenser sont des preuves d'intérêt envers l'autre et des sources de motivation.
  • partager un même esprit, des valeurs qui animent le groupe. Qu'est-ce qui motive vraiment le collaborateur, qu'est-ce qui lui est difficile?
  • repartir en avant. Quels sont les prochains objectifs du collaborateur pour les 6 mois à venir? Quels moyens se donne-t-on pour les atteindre? Comment pourra-t-on mesurer l'avancement?

La périodicité des évaluations varie d'une organisation à l'autre, d'une équipe à l'autre, à vous de voir.

  • Au plus les évaluations sont espacées, au plus elles sont difficiles à gérer car soit les félicitations seules sont possibles, soit l'entretien risque de devenir un règlement de comptes.
  • Pour les débuts du collaborateur, on commence souvent par une périodicité de 6 mois. Ensuite,on passe à une évaluation annuelle soit en fixant une période donnée pour tous les collaborateurs (janvier,...) ou à la date anniversaire de son entrée dans l’équipe. Pour bénéficier en plein de l'effet rassurant et motivant de la démarche, il vaut mieux ne pas le faire en fin de période mais plutôt au début (pas en fin d'année, mais à la reprise de janvier ou de septembre, pas un vendredi, plutôt un mardi).

"C'est finalement devenu un moment attendu par la plupart des membres du personnel, et par moi également. C'est un de ces moment privilégiés pendant lesquels on peut dépasser un peu la relation patron/employés et réellement discuter d'une vision, la défendre, voire l'adapter et surtout obtenir l'adhésion des personnes." Vincent Leymarie, Directeur Source Information Technology SA.


Un dialogue constructif et tourné vers l'avenir mérite une bonne préparation de la part des deux interlocuteurs. Informez donc le collaborateur suffisamment à l'avance (au moins une semaine), demandez-lui de se préparer, et faites de même. 

Trois éléments doivent guider les réflexions : 

  • ce qui s'est bien passé depuis l'évaluation passée ;
  • ce qui a posé problème ;
  • et les solutions et pistes pour les mois à venir.

Il est préférable de ne pas aborder les questions salariales lors de l'entretien d'évaluation-évolution, le risque étant alors de braquer tout l'intérêt du collaborateur sur ce seul point. Il vaut mieux pouvoir parler salaire à d'autres moments afin que la démarche soit centrée en profondeur sur le bien-être, la réussite et la progression de chacun. Prévenez-le à l'avance de ce dernier point afin qu'il sache à quoi s'attendre.

Il est important de préciser que l'évaluation porte sur :

  • ce que le collaborateur fait (les performances par rapport aux objectifs) ;
  • ce qu’il sait faire (aptitudes-compétences) ; 
  • la manière de le faire (les comportements) ;
  • et non sur ce qu'il est

  Outils

  • Le formulaire d'évaluation servira de fil rouge à l'entretien. L'accent est bien entendu mis sur l'entretien et non sur le fait de compléter le formulaire. Celui-ci est une aide qui permet d'objectiver les choses.
  • Utilisez le descriptif de fonction comme une grille de critères techniques et de compétences liées à la fonction du collaborateur, pour orienter la progression. Ex. de critères : disponibilité, autonomie, esprit d'équipe, respect du fonctionnement interne, contribution aux objectifs et aux résultats, créativité, initiative, respect des échéances, ponctualité, préparation, aide à la décision, sens de l'organisation, délégation, ... Voir dans la bibliothèque/Equipe l'outil 'Etat des compétences'.
  • Vous pouvez utiliser pour vous-même et remettre à votre collaborateur un court document reprenant 9 questions préparatoires.
  • Si la pratique d'évaluation est déjà en place, munissez-vous bien sûr du résumé du dernier entretien en date. Ce sera votre point de départ.

Prévoyez bien comment vous allez expliquer votre point de vue, notamment avec des exemples concrets, des mots simples. Soyez également prêts à écouter les arguments de votre collaborateur, car vous ne connaissez pas tout de son contexte. 

Voir dans la Bibliothèque/Equipe les outils Ex. Préparation à l'évaluation - collaborateur, Ex. Préparation à l'évaluation - responsable.

L’'écoute, l’'échange ainsi que le climat dans lequel l’entretien se déroule vous permettre d’instaurer un vrai dialogue.

Concrètement, prévoyez : 

  • un endroit calme, neutre, à l’'abri des interruptions, idéalement différent du cadre habituel de travail ;
  • le temps nécessaire (1 à 2 heures) ;
  • à priori pas à l’heure du repas.


Trois ingrédients s'avèrent primordiaux dans cet exercice :

  • l'objectivité (se baser sur les faits concrets) ;
  • l'écoute (laisser parler l'autre et recadrer s'il est trop bavard) ;
  • un esprit constructif, orienté vers le progrès et la recherche de solutions (tout le contraire d'un climat de jugement, de critique, voire de revanche).


Si le descriptif de fonction est inexistant :

  • préciser la fonction en termes d'actions à réaliser et d'objectifs à atteindre.
  • distinguer les compétences indispensables que le collaborateur doit démontrer pour remplir sa fonction et atteindre ses objectifs (ponctualité, autonomie, respect du fonctionnement interne, initiative, orientation client, orientation résultats, orientation solutions, ...).


Introduisez l'entretien :

  • expliquer brièvement l'esprit de progression ;
  • demandez au collaborateur de s'exprimer en suivant le fil rouge du formulaire d'évaluation dans l’'ordre suivant : le positif, les problèmes, les solutions et pistes pour demain ;
  • prenez des notes et invitez-le à en faire autant;
  • demandez des précisions quand c'est nécessaire ;
  • garder un ton neutre et un esprit ouvert.


Donnez votre avis détaillé :

  • commencez toujours par le positif en insistant bien sur les apports concrets, objectifs de la personne. C'est ce qui motive le plus ;
  • si par contre des choses ne vont pas, dites-le simplement en toute franchise. Citez des faits et non des opinions subjectives. N’alignez pas les reproches et les arguments négatifs sans porte de sortie. Cherchez à comprendre les raisons des comportements inadéquats  ou des performances trop faibles ;
  • amenez le collaborateur à s'exprimer, tant sur les faits que sur son ressenti ;
  • concentrez-vous sur les solutions pratiques à mettre en place pour progresser ;
  • parlez des compétences et des comportements sans juger la personne. Ex. "Je constate que tu arrives souvent en retard. Le mois dernier c'est arrivé au moins 6 fois. Or ce comportement décale la production et donc le travail des autres. Cela ne doit plus arriver. Es-tu ok avec cela? Si oui, que comptes-tu faire pour être là à 8h25 chaque matin?" C'est ainsi que vous déboucherez sur une relation solide et constructive.


Si le climat le permet et si vous êtes prêt à cela, instaurez un vrai dialogue.

  • Demandez ainsi à votre collaborateur ce qu'il pense de votre apport dans son travail, en étant prêt à entendre des critiques et des pistes de progrès vous concernant. Ex. : "Comment puis-je améliorer par mon comportement ton propre travail? Que penses-tu de mes instructions, ma manière de mener l'équipe, ...? Que puis-je faire qui t'aiderait à être plus efficace et plus heureux?" ;
  • S'il y a de la tension ou de l'émotion, laissez-la s'exprimer, puis revenez aux éléments objectifs, concrets et proposez ou construisez ensemble des solutions. Restez toujours dans l'univers professionnel sans déborder ou laisser le collaborateur déborder sur la vie privée;
  • Profitez aussi de l'occasion pour évoquer la situation globale et l'avenir de l'entreprise. Demandez au collaborateur comment il se voit acteur de cet avenir;
  • En fin d'entretien, accordez-vous sur les solutions concrètes à mettre en place face aux problèmes détectés et sur les objectifs du prochain semestre ou de la prochaine année;
  • Pour favoriser l'esprit d'équipe, prévoyez parallèlement aux objectifs individuels des objectifs collectifs.


Conclusion.

Demandez enfin au collaborateur de faire un résumé des principaux éléments échangés et de vous l'envoyer pour accord. Cela vous permettra de vérifier que vous êtes bien sur la même longueur d'ondes et constituera la base de l'entretien suivant. En cas de désaccord sur certains points, des précisions doivent être apportées, à construire selon les cas.