Comment réaliser un budget prévisionnel efficace - Guide 2024

1. Qu’est-ce qu’un budget prévisionnel ?

Un budget prévisionnel est un tableau récapitulatif qui regroupe l'ensemble des dépenses (frais fixes, frais variables, investissements, etc.) et des recettes (ventes, aides, etc.) prévues pour votre entreprise sur une période donnée, en général sur une année.

2. Pourquoi est-il crucial ?

• Il permet de valider la viabilité de votre projet en transformant vos idées en chiffres concrets.
• Il vous amène à préciser vos hypothèses sur les prix, les quantités, les investissements et d'une manière générale votre business modèle, c'est-à-dire la manière dont vous allez exercer  et développer votre activit
• Il définit des objectifs clairs en matière de dépenses, de ventes et de rentabilité. Ce sera véritablement le cap à suivre, votre boussole de gestion.
• Il permet de convaincre vos parties prenantes (associés, équipiers, partenaires financiers, commerciaux, indstriels, ...) de votre potentiel et de votre sérieux.
• Il vous permet d'anticiper et d'ajuster votre stratégie en fonction des résultats en cours de route.

C'est vraiment l'outil de base de la gestion de votre entreprise !

3. Les étapes pour construire votre budget prévisionnel 

Par où commencer ? C'est très simple en fait.

1. Préparez vos données financières : rassemblez toutes les informations relatives aux coûts et aux recettes de votre projet.
2. Créez un tableau Excel : utilisez un tableur pour organiser vos données de manière claire et structurée, et cela, selon votre vision et compréhension de votre activité ! C'est important.
3. Intégrez les dépenses : listez et estimez toutes les dépenses liées à votre activité, en les classant par catégories (frais fixes, frais variables, investissements, frais de marketing, rémunérations, etc.).
4. Estimez les rentrées : déterminez le chiffre d'affaires attendu en fonction de vos ventes et des aides éventuelles.
5. Calculez le résultat : soustrayez les dépenses des rentrées pour obtenir le résultat prévisionnel de votre projet. Jouez ensuite de façon réaliste avec les paramètres  (ventes, dépenses, ...) jusqu’à atteindre le résultat que vous souhaitez.
6. Affinez votre budget : révisez vos estimations, et améliorez votre budget en fonction de vos besoins et de vos objectifs. Pour garantir la viabilité de l'entreprise, il est vital d'arriver à un solde positif bien sûr. Cependant, ce n'est pas toujours possible les premières années quand le projet nécessite d'importants investissements de départ.

Construire son premier budget peut prendre une, deux voire trois heures au début. Il n'est pas rare de devoir procéder par essais-erreurs, de faire trois pas en avant et deux pas en arrière, notamment pour trouver la bonne manière de le configurer (par mois, ou par activité, de manière plus ou moins détaillée ou analytique, ...). Par contre, une fois fait, réaliser le suivant ou le mettre à jour ira beaucoup plus vite !

4. Modèle de budget prévisionnel

Souvent quand on n'est pas expert on ne sait pas trop comment commencer. Concrètement, pour établir un budget prévisionnel, il s'agit donc d'intégrer l'ensemble des dépenses et des rentrées liées à votre projet dans un tableau financier de type Excel. Pour vous aider, voici un modèle d'un budget prévisionnel dont vous pouvez vous inspirer facilement. À ce stade, vous devez être précis sans pour autant tout chiffrer dans le moindre détail. Il s’agit de prévisions. Ce sont donc les ordres de grandeur, les équilibres et les tendances qui importent le plus.

5. Les conseils des pros

• Mieux vaut être prudent lors de l'établissement du budget, tant au niveau des dépenses que des prévisions de vente et notamment du rythme de progression de celles-ci (fréquemment surestimé).
• Se faire connaître et conclure les ventes prend du temps. Soyez attentifs à l'étalement des ventes dans l'année, aux effets saisonniers (ventes d'équipement dopées en fin d'année pour épuiser les budgets, ventes alimentaires en fin d'année, ...).
• Prévoyez deux options : une optimiste et une pessimiste. Faites l’exercice pour les années 2 et 3 afin de vous donner une perspective à moyen terme.
• Faites valider votre budget prévisionnel par un professionnel (votre coach en création par exemple), car c’est vraiment votre outil de base pour gérer votre projet. 
• Tenez votre budget à jour. Comparez « budget réalisé » et budget prévisionnel. Cet outil doit vite devenir votre tableau de bord pour suivre l’activité, vérifier que vous êtes dans le bon chemin et corriger le tir si nécessaire.

6. Les dépenses

La colonne des dépenses peut se prévoir de manière relativement fiable. On y retrouve les postes suivants:

• Frais variables : les dépenses directement liées à l'activité, au nombre de produits, au volume des ventes, ... et qui varient selon qu'on produit plus ou moins, qu'on vend plus ou moins, ... 
  Exemples : achats de matières, sous-traitance, emballages, transport, primes commerciales, ... 
• Frais fixes : les frais indispensables mais qui ne sont pas directement liés et ne varient pas en fonction du niveau d'activité. 
  Exemples : loyers, frais administratifs, taxes, assurances, frais de personnel, comptabilité, gestion, ...
• Investissements : les frais d’équipement (véhicule, machine, PC, ...) qui vont être réellement utilisés plusieurs années et vont être "amortis" sur plusieurs années.
  Exemple : vous achetez une camionette neuve à 25.000 euros que vous pensez pouvoir utiliser durant 5 ans, vous imputerez 5.000 euros par an dans votre budget (25.000 divisé par 5 ans).
• Rémunérations : vous devez prévoir une rémunération pour vous-même au moins du type "alimentaire" (logement, nourriture, déplacements, ...) au début. Cette rémunération « alimentaire » est nécessaire pour travailler dans de bonnes conditions, mais aussi pour calculer des prix de vente corrects comprenant les coûts réels. Par la suite, vous pourrez augmenter votre rémunération en fonction de l’évolution de l’activité et des moyens dégagés. Voir : Salaire de l'entrepreneur - comment le calculer ?
• Emprunts : si votre activité nécessite des emprunts, il faut en tenir compte dans votre budget. Attention, seul le coût de l’emprunt (les intérêts et frais) est à mettre en dépenses, le remboursement de l’emprunt n’intervient pas dans le budget car ce n’est pas une « dépense ». C'est un flux de trésorerie. Il sera par contre repris dans le tableau de trésorerie car c'est un « flux de trésorerie ». Il sera par contre repris dans le tableau de trésorerie puisqu’il faudra rembourser l’emprunt perçu (Lire Réaliser votre tableau de trésorerie). 

Quelques conseils

• Demandez les prix à différents fournisseurs.
• Estimez les temps de production (prévoyez large).
• Prévoyez des imprévus.
• Prévoyez les moments improductifs : mise au point, réglage, suivi administratif, erreurs, trajets, attentes et suivis de rendez-vous, temps de commercialisation, vacances, etc.

7. Les rentrées

• Chiffre d’affaires
  C'est l’élément prévisionnel le plus délicat à estimer. Combien d'unités ou de prestations allez-vous vendre et à quel prix ? C'est LA question fondamentale de la création d'entreprise : déterminer les prix et quantités vendues de façon réaliste ! Tenez compte du métier, du secteur, de la concurrence et de vos capacités de production.
  Exemple : vous prévoyez de vendre 100 unités par mois, mais avez-vous les moyens de produire et de livrer ces 100 unités par mois ? 

• Prix
  Fixer votre prix de vente est tout aussi important et délicat. Votre prix de vente doit être accepté par vos clients et donc refléter la valeur de ce que vous lui apportez. Il doit aussi vous positionner dans le marché, vis-à-vis de vos concurrents.

  Et pour bien gérer, vous devez savoir si vous êtes rentable, c’est-à-dire si votre prix de vente couvre bien au minimum tous les frais engendrés. Pour cela vous devez :

1. Imputer les frais variables : l'achat de la marchandise, le transport (divisé par le nombre de boîtes livrées), l'emballage par boîte vendue, ...
   Exemple : si vos boites de jeux vous coûtent 100, que le transport revient à 200 pour 10 boîtes et que l'emballage vous coûte 15 par boîte vendue, votre "prix de revient" direct par boîte sera de 100 + (200/10) + 15 = 135. Votre prix de vente devra être supérieur pour couvrir les frais fixes et dégager une marge.

2. Imputer les frais fixes : le loyer, les assurances, les salaires. Même si c’est moins évident, il est important d'imputer une partie des frais fixes à chaque produit/prestation pour connaître votre vrai « prix de revient » (ce que coûte réellement votre produit/prestation). Cela vous permettra de prendre de meilleures décisions concernant vos prix de vente et vos devis, les remises éventuelles, le fait de saisir ou pas une opportunité, d’ouvrir ou pas un nouveau marché.
   Exemple 1 : si vous êtes dans une société de service et que les frais de personnel sont importants, vous pouvez répartir vos frais fixes sur base du nombre de personnes occupées dans chaque gamme de produit ou par département. Si votre entreprise vend dans votre région et à l'étranger, que 4 personnes s'occupent du marché local et 1 personne de l'étranger, vous imputerez 4/5 des frais fixes (loyer, assurances, ...) aux produits/services vendus localement et 1/5 aux produits/services exportés.
   Exemple 2 : si vous êtes dans un secteur industriel, de fabrication et que les coûts des machines sont très importants, vous pouvez vous baser sur les heures par machine pour imputer les frais fixes aux différents produits.
   Exemple 3 : si vous êtes dans le commerce, la clé peut se baser sur les ventes ou sur les rémunérations des vendeurs. Si l'année passée vous avez vendu pour 100 et que vos frais fixes étaient de 12, vous pouvez vous dire raisonnablement que pour chaque produit vendu il y a 12% de frais fixes à couvrir. 

Aucune méthode ne sera parfaite. L'important est d'y réfléchir et surtout d'imputer tous les frais pour arriver au bon prix de vente et à un budget final en positif !
Lire aussi: Définir mon positionnement et mon prix

8. Et quid de la TVA ?

Vous êtes assujetti à la TVA ? Travaillez dans votre budget avec des prix hors TVA.

La TVA ne se comptabilise pas dans les rentrées. Votre entreprise n'est que le point de passage de ces taxes puisque vous devez rembourser celles que le client vous paie tandis que l’état vous rembourse celle que vous payez à vos fournisseurs. Si vous êtes actif en B2C (Business to Consumer) et vendez à des particuliers, n’oubliez pas qu’ils paieront eux le prix augmenté de la TVA, mais que vous ne toucherez réellement que le prix hors tva.

Exemple : si votre prix de vente public est de 121 (soit 100 + 21% de TVA), vous encaisserez 121 de votre client mais devrez reverser à l’état 21 de TVA ; donc votre rentrée réelle à mettre dans votre budget n’est que de 100, soit le prix hors TVA.

9. Le résultat

Le résultat est évidemment la première chose que vous allez regarder. Un autre élément à calculer est le point d'équilibre, c'est-à-dire le montant des rentrées à atteindre pour couvrir tout juste les dépenses. Cela permet de fixer l'objectif minimal et de se rassurer.

• Résultat prévisionnel = le solde des rentrées – les dépenses.
  Attention ! N'oubliez pas que vos bénéfices seront soumis à l'impôt des sociétés et que dès lors, il faut distinguer le résultat brut avant impôt du résultat net après impôt. 
• Point d’équilibre = Frais fixes / (prix de vente - prix d'achat (ou frais variables)). 
  Une fois vos dépenses et vos prix de vente fixés, votre tableau budgétaire va vous permettre de calculer votre « Point d’équilibre » ou Break Even Point, c’est-à-dire l’objectif de vente minimal à atteindre pour arriver à l’équilibre.

A l'équilibre, vous ne gagnez pas d’argent mais vous n’en perdez pas non plus et vous vous payez (si votre salaire est bien mis dans les frais fixes de votre budget).

Notez qu’une bonne structure de coûts peut abaisser ce point d’équilibre (voir ci-dessous), ce qui est utile en phase de démarrage.

10. Améliorer le budget

En réalisant votre budget, vos questions, vos hypothèses vont s'affiner. Vos choix vont vous faire sentir si le projet est rentable et réaliste.

Si ce n’est pas le cas, il faut retravailler les hypothèses, voire même le modèle. Par exemple :

• acheter vos équipements neufs ou de seconde main ?
• acheter ou bien louer ? 
• partager les ressources ? 
• vendre plus ?  Plus cher ?
• ajouter un service, un avantage supplémentaire que le client rémunérera ? 
• ...

Le but est d’atteindre un résultat à la fois suffisant (couvrir les dépenses et dégager du bénéfice) et crédible (payable par les clients). 

Limiter les coûts fixes pour améliorer le budget

Il est intéressant d'envisager de minimiser les coûts fixes si l'on veut atteindre plus rapidement l'équilibre.  
Plus les charges fixes sont élevées, plus le point d'équilibre (le chiffre d'affaires minimum à réaliser) est élevé. Mais comment limiter les coûts fixes ?

• en limitant les frais de bureau, le loyer (commencer chez soi ou dans un espace co-working par exemple), ...
• en adaptant son salaire.
• en postposant certaines dépenses.

Comment "variabiliser" des coûts fixes ?

Variabiliser certains coûts permet de limiter votre risque au début, même si le coût par vente/prestation augmentera peut-être. Par exemple, si vous louez une camionnette au début pour livrer, ce sera assez cher, mais cela vous permet de voir si l’activité démarre. Ensuite vous pourrez investir dans votre propre véhicule. 

Comment faire ?

• en travaillant avec des sous-traitants plutôt qu'avec du personnel fixe.
• en louant certains investissements à la demande (machines, véhicules, équipements, ...) plutôt qu'en les achetant, etc.

11. Le compte de résultat

En termes comptables, le budget correspond quasiment au "compte de résultat". La structure de ces deux documents est la même mais la finalité est différente : 

• le budget est un outil de prévision et de pilotage de l’activité. Vous devez le comprendre, le maîtriser et donc le construire vous-même, avec votre propre vision et compréhension de votre activité et de votre modèle. C'est très important pour suivre et gérer ensuite votre activité. Le budget ne doit pas être 'juste à 100%'. C'est votre outil de travail, de pilotage.
• le compte de résultat est un moyen d'enregistrer ce qui a effectivement été réalisé. Il permet de contrôler votre propre tableau budgétaire qui est un document de travail quotidien. Il répond à de snormes comptables qui sont les mêmes pour tous. Comme toute la comptabilité, le compte de résultats doit être juste à l'euro près. Il est en général réalisé par votre comptable.

Consultez aussi notre exemple de budget prévisionnel