Tout savoir sur la facturation électronique

A partir du 1er janvier 2026  la facturation électronique via Peppol est obligatoire pour toutes les transactions entre entreprises (en B2B) en Belgique.

Et le SPF Finances ne rigole pas avec les amendes :
- 1ère infraction : 1.500 €
- 2ème infraction (si pas régularisé dans les 3 mois) : 3.000 €
- 3ème infraction et suivantes : 5.000 €.

De plus, la déduction de TVA sera refusée pour les factures non conformes.

Face aux retards de préparation, le SPF Finances a cependant confirmé qu'une période de tolérance sera appliquée dans les faits : les entreprises de bonne volonté qui rencontrent des difficultés seront distinguées de celles qui n'ont rien fait.

Petit guide concret pour tout comprendre :

• Qui est concerné ?
• Ce qui change concrètement.
• Qu'est-ce qu'une facture Peppol ?
• Qu'est-ce que Peppol ?
• Peppol est-il obligatoire ?
• Comment avoir accès à Peppol ?
• Qu’est-ce que l'ID Peppol ?
• Les opportunités à saisir : mesures fiscales de soutien.
• Les avantages opérationnels.
• Comment choisir son logiciel de facturation électronique ?
• Quel logiciel choisir et à quel prix ?
• Les pièges à éviter.

Qui est concerné ?

Vous devez utiliser la facturation électronique si :

✅ vous êtes assujetti à la TVA établi en Belgique  
✅ vous facturez à d'autres entreprises (en B2B)  
✅ vous réalisez des opérations soumises à la TVA en Belgique .

Cela inclut :
- les indépendants en personne physique
- les sociétés de toutes tailles (PME, grandes entreprises)
- les professions libérales assujetties à la TVA
- les entreprises sous le régime de franchise de taxe (CA < 25.000 €)
- les ASBL exerçant des activités commerciales.

Vous êtes exemptés si :

❌ vous ne réalisez QUE des opérations exonérées (art. 44 du Code TVA : secteurs médical, éducatif, financier, etc.)  
❌ vous êtes assujetti forfaitaire TVA (mais seulement jusqu'au 1er janvier 2028)  
❌ vous êtes une entreprise étrangère sans établissement stable en Belgique  

Pour les entreprises qui s’adressent aux particuliers (en B2C) : si vous ne facturez qu’à des particuliers (B2C), vous n'êtes pas obligé d'ÉMETTRE des factures électroniques. Mais vous devez quand même pouvoir RECEVOIR des factures Peppol de vos fournisseurs B2B.

Ce qui change concrètement

Il faut donc arrêter les méthodes actuelles :

❌ factures papier 
❌ PDF par email 
❌ Word/Excel.
 

Vous pouvez toujours envoyer un PDF en complément pour que vos clients puissent "voir" la facture, mais seule la facture électronique structurée aura valeur légale.

Qu’est-ce qu’une facture Peppol ?

C'est une facture qui :
- est créée dans un format lisible par une machine (pas par humain)
- transite via un réseau sécurisé européen (Peppol)
- s'intègre automatiquement dans le logiciel comptable du destinataire
- garantit traçabilité, authenticité et intégrité.

Qu'est-ce que Peppol ?

Peppol c’est le Pan-European Public Procurement On-Line : un réseau européen sécurisé et standardisé qui permet l'échange automatisé de documents électroniques entre entreprises et administrations.

Comment cela fonctionne-t-il ?

1. Vous créez votre facture dans votre logiciel
2. Votre logiciel la convertit au format Peppol (UBL)
3. Elle transite via votre "Access Point" (point d'accès Peppol)
4. Elle arrive chez votre client via SON Access Point
5. Elle s'intègre automatiquement dans SON système comptable.

Peppol est-il obligatoire ?

Oui et non …

- Peppol est le format standard recommandé.
- D'autres formats peuvent être utilisés SI les deux parties sont d'accord ET qu'ils respectent les normes européennes (EN 16931).
- Mais toute entreprise DOIT avoir la capacité technique d'envoyer et de recevoir via Peppol, même si elle utilise aussi d'autres méthodes !

Notre conseil : prévoyez Peppol, point. C'est la solution la plus sûre et la plus universelle.

Comment avoir un accès Peppol ?

Le point d’accès Peppol se fait via des logiciels de facturation ou de comptabilité qui sont compatibles avec le réseau. Vérifiez avec votre comptable que c'est bien le cas.

Qu’est-ce que l'ID Peppol ?

Pour pouvoir fonctionner avec Peppol, il faut l’identifiant Peppol (ID Peppol) qui est unique et lié au numéro de TVA de l'entreprise. Il correspond au numéro BCE (Banque-Carrefour des Entreprises). Sans cet ID Peppol, on ne peut pas établir une facture électronique valide sur le réseau. Pour envoyer une facture à une contrepartie, l’entreprise qui délivre la facture doit disposer de l'ID Peppol de la contrepartie. L'enregistrement des partenaires peut être vérifié via le répertoire PEPPOL Directory (www.directory.peppol.eu/public.)

Les opportunités à saisir : mesures fiscales de soutien.

Le gouvernement belge offre deux incitants financiers (profitez-en !) :

1. La déduction pour investissement numérique : 20%

Applicable depuis le 1er janvier 2025.
Pour les investissements en matériel et logiciels de facturation électronique.

2. La déduction de frais majorée : 120%

Pour les périodes imposables 2024 à 2027.
Applicable aux abonnements aux logiciels de facturation électronique.
Conditions : être PME ou indépendant + indiquer le surcoût séparément sur la facture.

Exemple concret : si vous payez 30 €/mois pour un logiciel Peppol (360 €/an), vous pouvez déduire 432 € au lieu de 360 €.

De plus, la région de Bruxelles a mis en place la prime digitalisation de Bruxelles Economie & Emploi qui permet une participation de la Région allant de 25% à 70% sur les coûts de mise en œuvre de l’e-facturation.

Les avantages opérationnels

Au-delà de l'obligation légale, la facturation électronique apporte :

• Un gain de temps car il n’y a plus de saisie manuelle et le traitement est automatisé de bout en bout.
• Une réduction des erreurs.
• Une trésorerie améliorée via des paiements plus rapides (facture intégrée directement), des relances automatisées et un meilleur suivi en temps réel.
• Une solution zéro papier.

Comment choisir son logiciel de facturation électronique ?

• Réfléchissez à l'utilisation que vous voulez en faire : simple facturation électronique ou aussi aide à la gestion quotidienne ?
• Voyez votre volume d'utilisation.
• Préférez une solution sûre et donc probablement belge.
• Etes-vous actif ou serez-vous actif à l'international ? Si oui, trouvez une solution qui prévoit cela.
• Devrez-vous intégrer vos outils dans des solutions en ligne, automatisées ? Vérifiez alors que l'outil choisi le permette.
• Vérifiez que vos choix sont compatibles avec ce qu'offre votre comptable, sinon challengez le.

Quel logiciel choisir et à quel prix ?

Solutions GRATUITES

Accountable
💰 Prix : gratuit (version de base avec factures Peppol illimitées)
✅ Pour : indépendants, freelances, petites SRL
✅ Avantages : interface intuitive, comptabilité intégrée, inscription Peppol gratuite
❌ Limites : Fonctionnalités avancées payantes (formules PRO.

ING Invoice Manager
💰 Prix : gratuit (avec un compte ING)
✅ Pour : indépendants, freelances, SRL
✅ Avantages : clair, facile, complet, en partenariat avec Billit, leader belge.

Youinv
💰 Prix : gratuit (formule de base)
✅ Pour : PME et indépendants
✅ Avantages : solution belge, 2000+ utilisateurs, certifié Peppol
❌ Limites : moins de fonctionnalités que les solutions payantes.

Odoo Community (module Invoicing)
💰 Prix : gratuit si module seul
✅ Pour : entreprises qui veulent aussi d'autres modules (CRM, stocks, etc.)
✅ Avantages : suite complète, accès Peppol illimité gratuit, open-source
❌ Limites : 19,95 €/mois si vous ajoutez d'autres modules.

Dolibarr
💰 Prix : gratuit (open-source)
✅ Pour : PME techniquement compétentes
✅ Avantages : Open-source, module Peppol disponible
❌ Limites : installation technique, courbe d'apprentissage.

Solutions PAYANTES (Premium)

Billit
💰 Prix : gratuit pour facturation basique, formules payantes pour fonctionnalités complètes
✅ Pour : indépendants et PME belges
✅ Avantages : interface belge intuitive, 100+ intégrations, support client réactif
✅ Essai : 15 jours gratuits.

Flexina Facturation
💰 Prix : variable selon formule (solution complète)
✅ Pour : PME et entreprises ayant besoin d'une gestion commerciale complète
✅ Avantages : solution éprouvée (milliers d'utilisateurs belges), gestion stocks/planning intégrée
✅ Alternative : Peppol Box (solution allégée dès 7 €/mois.

Yuki
💰 Prix : 165 € à 290 €/mois
✅ Pour : grandes PME et entreprises avec besoins comptables complexes
✅ Avantages : comptabilité entièrement automatisée, solution premium
❌ Limites : Prix élevé, peut être surdimensionné pour petites structures.

Sage BOB 50 (version Peppol)
💰 Prix : sur devis
✅ Pour : entreprises utilisant déjà Sage
✅ Avantages : intégration avec écosystème Sage, support professionnel
❌ Limites : coût élevé

Exact Online
💰 Prix : sur devis
✅ Pour : PME et grandes entreprises
✅ Avantages : solution cloud complète, intégrations multiples
❌ Limites : abonnement nécessaire

Liste officielle complète des logiciels

Le SPF Finances publie une liste officielle actualisée de tous les logiciels conformes :
🔗 Liste des logiciels conformes Peppol 

Les pièges à éviter

• Penser que "PDF = électronique".

Faux ! Un fichier PDF envoyé par email n'est PAS une facture électronique au sens légal. Il faut un format structuré (UBL/XML) transitant par Peppol.

• Négliger la réception.

Beaucoup se concentrent sur l'ENVOI de factures Peppol. Mais vous devez aussi pouvoir en RECEVOIR. Votre système doit gérer les deux flux.

• Ne pas coordonner avec son comptable.

Votre comptable doit aussi être prêt à recevoir vos factures Peppol. Parlez-lui AVANT de choisir votre solution.

• Choisir un logiciel non conforme.

Vérifiez que le logiciel figure sur la liste officielle du SPF Finances ou qu'il est certifié Peppol. Sinon, vous risquez les amendes.

• Oublier les mentions obligatoires.

La facture électronique doit contenir toutes les mentions obligatoires habituelles (numéro TVA, date, montants, etc.). Le format change, pas le fond.

• Ne pas informer ses clients.

Si vous envoyez des factures Peppol à un client qui n'est pas prêt, il ne pourra pas les recevoir. Communiquez en amont !