Prévoir et gérer les stocks

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Objectifs ?

Bien choisir ses fournisseurs, acheter, gérer ses stocks.

Quand ?

Dès que vous faites appel à des fournisseurs importants.

Avec qui ?

Les fournisseurs « PME-Friendly » de Wikipreneurs ou d’autres fournisseurs.

L'essentiel

Dans le cas d'un commerce (boulangerie, textile, magasin de jouets, ...) ou d'une entreprise qui transforme des matières (menuiserie, fabrication métallique, ...) la gestion des stocks est essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise.

L'établissement d'un processus de gestion des stocks efficace peut vous aider à :

 

 

  • augmenter votre fonds de roulement (votre « réserve » financière);
  • analyser les tendances relatives aux ventes;
  •  transformer vos stocks en argent.

 

 

Une gestion de stocks efficace permet de planifier, contrôler et organiser les flux de biens et de matériels utiles. Il s’agit de commander les bons produits en quantité suffisante afin de répondre aux besoins des clients tout en assurant la rotation des stocks.

 

Une saine gestion des stocks contribue à la réduction des coûts et permet de réaliser des économies d'échelle, en plus de vous préparer à n'importe quelle éventualité. 

Ce qu'il faut savoir

Gérer ses approvisionnements de manière optimale est un art délicat faisant intervenir de multiples éléments auxquels vous devez être attentif.

1.     Qualité des fournisseurs : qualité des produits reçus, délais, régularité, flexibilité, rapidité de réaction, solidité ...

2.     Choix : l'art de sentir le marché, ses évolutions, ses tendances fait souvent la différence, particulièrement dans les métiers de la mode, du textile, du jouet ou des équipements de loisirs.

3.     Quantité à commander : si vous commandez trop peu, vous risquez de rater des ventes et de mécontenter les clients; si vous prévoyez trop, vous resterez avec des stocks sur les bras, ce qui engendre des frais et des pertes de valeur (produits périmés ou démodés). Il faut trouver le bon compromis ! Selon votre activité, des formules indicatives (stock minimum, taux de rotation, ...) sont disponibles auprès de vos fédérations sectorielles.

4.     Moment : en fonction des saisonnalités (printemps-été/automne-hiver, ...), de la météo ou d'événements fortuits ou pas (sortie d'un film, nouvelle année, ...), le moment auquel vous commandez vos marchandises peut se révéler crucial.

5.     Coût : le stockage entraîne des frais propres (manutention, espace, sécurité, vols, ...) et mobilise de l'argent qui "dort". C'est la raison pour laquelle la vitesse de rotation de vos stocks est importante : au plus vite un produit acheté est vendu au moins il vous coûtera.

  • Privilégiez la flexibilité surtout si vous êtes un nouvel acteur sur le marché et que toute prévision est par conséquent incertaine. Voyez notamment dans quelle mesure il est possible de retourner des invendus (en bon état) auprès de vos fournisseurs.

  • Utilisez un outil pointu de suivi de vos stocks. C’est évidemment indispensable pour connaître l'état de vos stocks (achats - ventes - pertes et vols) et prévoir vos commandes de manière optimale ("point" ou moment de commande, quantités, coûts).

  • Au niveau financier, le coût au démarrage sera souvent important puisqu'il vous faut constituer vos premiers stocks et qu'il s'écoulera un certain temps avant de vendre et d'encaisser l'argent. 

  • Au niveau comptable, demandez à votre bureau comptable de vous expliquer de manière concrète comment les stocks sont valorisés car c'est une question technique complexe.

  • Pour gérer au quotidien vos stocks, plusieurs logiciels efficaces sont disponibles sur le marché. Ils vous feront en général gagner du temps.

 

Toutefois, si votre gestion est assez simple, vous pouvez démarrer avec des documents simples que vous réalisez vous-mêmes, comme par exemple, des fiches de stock en Excel (voir outil Fiche de stock). Le principe est simple :

  • Vous encodez les produits en ENTRÉES lors de la réception d'une livraison;
  • Vous encodez les produits en SORTIES lors de toute vente;
  • La différence vous donne votre STOCK THÉORIQUE.

Grâce à ces données vous pouvez alors calculer votre consommation moyenne sur une période, sachant que le principe est de disposer pour la période à venir (le mois prochain par exemple) de

  • suffisamment de produits pour couvrir la période avant de recevoir une nouvelle commande;
  • et d'un stock de sécurité auquel on ne touche qu'en cas d'urgence.

Il faut enfin décider d'un seuil de commande à partir duquel on déclenche la commande du ou des produits, en tenant compte du délai nécessaire à la réception du produit et de la consommation moyenne.