Guide pratique de la facturation

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Objectifs ?

Facturer ses produits ou services

Quand ?

Tout au long de la vie de l'entreprise

Avec qui ?

Seul ou aidé d'un comptable

L'essentiel

Une facture, généralement assortie des conditions générales de ventes, est un élément clé de la gestion de votre entreprise.
Il s'agit d'un document légal qui doit être établi avec soin et tenir compte de certaines règles.

  • La facture fournit la preuve de l’existence d’un contrat entre vous et votre client.
  • La facture confirme l’existence d’une créance en contrepartie d’un bien ou d’un service fourni.
  • La facture est un instrument de recouvrement, amiable ou judiciaire et une preuve pour l’administration qui doit pouvoir retracer l’historique des transactions.

OUI si vous vendez des produits ou fournissez des services à des professionnels, des sociétés ou des organismes soumis à la TVA.

NON si vous vendez à des particuliers qui effectuent un achat pour leur usage privé, sauf cas spécifiques, tels que :

  • Vente à distance (vente à domicile, via un e-shop, sur un salon)
  • Travaux immobiliers et livraison de matériaux de construction
  • Vente de voitures, remorque, yachts, avion, etc.
  • Services de déménagement

Même s’il n’existe pas de modèle imposé, la facture est généralement structurée en trois parties :

  • L’entête reprend les informations du vendeur et de l’acheteur
  • Le corps de la facturecontient la description des biens ou services vendus
  • Les conditions générales de vente. Non obligatoire mais vivement recommandé (afin de s’assurer que les droits et devoirs de chacun soient clairement établis et compris).

Les mentions obligatoires

Pour être valable, une facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires :

  • La mention Facture et la date de la facture
  • Vos coordonnées : nom d’entreprise (ou votre nom si vous êtes indépendant en personne physique), forme juridique, adresse, numéro de compte en banque et numéro de TVA
  • Identification du client : nom de l’entreprise (et personne de contact), adresse, numéro TVA
  • Un numéro de facture unique : toutes vos factures doivent être numérotées en continu (sans trou dans la numérotation)
  • Description des biens et services fournis – soyez clair et précis pour éviter toute contestation
  • Prix unitaire : par heure, pièce, mètre… ainsi que les quantités
  • Montant hors TVA et les éventuelles remises déduites du montant hors TVA
  • Taux de TVA (6%, 12% ou 21%) et montant total de la TVA
  • Prix total incluant la TVA

Vous devez facturer au plus tard le 15 du mois suivant le mois où vous avez fourni votre bien ou service. Si vous facturez trop tard, vous risquez une sanction administrative.

De toute façon, pourquoi attendre de faire payer une travail. Cela peut inciter vos client à payer moins rapidement.

Conseil : réservez une journée au début de chaque mois pour gérer ce travail d’administration. Imposez-vous une discipline de facturation stricte.

Trois cas de figure :

  • Vous démarrez et votre CA ne dépasse pas 25.000 euros par an. Vous pouvez opter pour le régime de franchise de TVA. Vous n’imputerez pas de TVA à vos client et vous indiquerez sur chaque facture : « Petite entreprise soumise au régime de franchise - TVA non applicable. »
    Le revers de la médaille, c’est que vous ne pouvez pas non plus déduire la TVA des factures de vos fournisseurs.  

  • Vous facturez à un client assujetti à la TVA: vous mentionnez sur chaque facture le taux applicable, le montant facturé HTVA et TVAC.

  • Vous facturez à l’étranger : dans ce cas, vous ne devez pas imputer de TVA et vous indiquez sur chaque facture « TVA reversée».  
    Sur le portail de l’Union Européenne, vous trouverez ce qu’il faut savoir pour facturer à l’étranger.

Depuis le 1er janvier 2013, les factures électroniques et papier sont traitées de façon égale. Elles sont équivalentes, à condition de respecter les mêmes règles de facturation. Rien ne vous oblige à privilégier l’un ou l’autre format. Mais il est évident que la facture électronique devient progressivement la norme.   

 

Pour être légalement valables, les factures électroniques doivent satisfaire aux 4 conditions suivantes :

  • Acceptation : le client doit avoir marqué son accord (avant l’envoi de la première e-facture)
  • Authenticité de l’origine: l’identité de la personne qui envoie la facture doit être garantie. Vous devez pouvoir faire la preuve que vous avez émis la facture (ou qu’elle a été émise par un tiers agissant en votre nom).
  • Intégrité. Le contenu de la facture ne peut pas avoir subi de modification. A vous d’utiliser un système qui permette au contenu de rester inchangé. (format PDF plutôt que Word par exemple).
  • Lisibilité : le contenu doit être lisible tant sur écran que sur papier (après impression)

Archivage électronique obligatoire. Veillez à conserver tous vos documents et emails liés à votre facturation. L’impression papier des documents dématérialisés n’est pas considérée comme un original.

Toute facture doit être « délivrée » càd que vous devez vous assurer que le client l’a bien reçue.

OUI. Vous êtes tenu de conserver vos factures, en format papier ou électronique, pendant 7 ans à partir du 1er janvier de l’année qui suit la clôture des livres ou la date des factures.

Conseils : quelques règles d’or pour éviter les problèmes :

  • Conservez vos factures sortantes sur un cloud comme Dropbox ou Google Drive.
  • Organisez vos dossiers dans une structure arborescente : séparez les factures entrantes et sortantes, et faites en sorte d’avoir un justificatif papier pour chaque coût.

Vous démarrez et votre budget est limité. Vous cherchez une solution simple pour gérer vos devis et factures et suivre vos flux de trésorerie.  Plutôt que de jongler entre Excel et Word (d’ailleurs interdits en France), pourquoi ne pas essayer un logiciel en ligne ?

En quelques clics, vous gérez l’ensemble de vos documents commerciaux et vous retrouvez rapidement toutes vos informations comptables. Bien sûr les fonctionnalités sont limitées, tout comme le nombre d’utilisateurs … mais c’est un bon début.

5 avantages de la facturation en ligne

  • Gain de temps grâce à l’automatisation
  • Moins d’erreurs ou d’oublis (tout est préconfiguré)
  • Gestion de la TVA automatique
  • Accessible partout et sur tous supports
  • Paiement plus rapide (le client peut payer directement en ligne)

3 solutions pour démarrer :

Koalaboox
La solution belge Koalaboox rend la facturation simple et intuitive. Et c’est gratuit jusqu’à 10 clients. En quelques clics vous créez vos devis et vos factures (même récurrentes). Vous liez vos comptes bancaires et vous savez à tout moment ce qui est payé ou non. En cas de retard de paiement, Koalaboox envoie automatiquement les rappels, et se charge même des envois par courrier recommandé, lorsque c’est nécessaire. Enfin, l’application peut envoyer automatiquement vos documents à votre comptable.

Zervant
Zervant est un logiciel édité en Finlande. Il permet de créer et envoyer gratuitement un nombre illimité de factures (et devis) par e-mail. Possibilité de paiement en ligne par carte de crédit et de débit (frais de transaction de 1,9% de la valeur de la facture + 0,25€).  La version premium propose une série de fonctionnalités complémentaires : transformation de devis en facture, envoi postal, rappels de paiement, gestion du temps de travail, calendrier de paiement, factures avec pièces jointes, etc.

Tolteck
Mention spéciale pour Tolteck, qui est un logiciel de facturation dédié aux artisans du bâtiment. Outre la création de devis et factures en ligne, l’outil permet de gérer une liste de matériaux, prestations, etc. que vous pourrez ensuite sélectionner dans vos devis et factures. Accessible partout et sur tous supports (PC, tablette, smartphone), même sur les chantiers ou chez vos clients.

2 solutions belges tout-en-un

Au fur et à mesure de votre développement, vous rechercherez des solutions intégrées plus robustes, pour gagner du temps et centraliser toute votre gestion client.

Teamleader
Teamleader vous permet de gérer votre relation client de bout en bout, de la prospection commerciale (module CRM), à l’envoi de factures (module facturation), en passant par la gestion de projet et le service client en ligne. 
De plus, Teamleader peut intégrer et partager des données avec plus de 200 applications et outils.

Odoo
Odoo est une suite d'applications professionnelles open source couvrant tous les besoins de votre entreprise : CRM, eCommerce, comptabilité, inventaire, vente, gestion de projets, etc. Les applications sont parfaitement intégrées les unes avec les autres, ce qui vous permet d'automatiser entièrement vos processus.
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