Gestion du temps : une des clés du succès

Objectif Objectifs

Apprendre à maîtriser son temps au mieux

Quand Quand?

Au quotidien

Avec Qui? Avec qui?

En interne

L'essentiel

Devenir entrepreneur, c’est apprendre à jongler en permanence avec mille idées, avec une longue liste de tâches et de rendez-vous, avec des échéances toujours trop proches … bref s’efforcer de maîtriser le temps qui file et dépasser cette désagréable impression de n’en faire jamais assez.

Devenir son propre maître du temps

C’est sans doute l’une des perspectives les plus séduisantes de la vie d’entrepreneur : ne pas avoir d’horaire de travail fixe, définir son rythme de travail. Pour autant, cela veut-il dire qu’on travaille moins ? Rien n’est moins sûr !

Selon une étude de Team Leaderl’entrepreneur belge travaille dur. Très dur.
En général, leurs journées de travail commencent à 7:50 et se terminent à 19:30. Travailler les soirs et les fins de semaine ? C'est plutôt la règle que l'exception. Un entrepreneur sur 5 travaille tous les soirs, y compris les week-ends ; 65 % travaille au moins un ou deux soirs par semaine.

Loin de l’image idyllique projetée par certains You Tubeurs, la plupart des entrepreneurs travaillent énormément. Or, travailler trop ou en permanence, revient à rogner sur d’autres moments clés de la vie. Et l’excès de travail entraîne tôt ou tard des baisses de performance, du stress, une fatigue accrue, voire même un risque de burn out.  

Alors, comment devenir maître de son temps ? Comment se fixer des limites, trouver un équilibre vie privée - vie professionnelle épanouissant ? Comment apprendre à écouter son corps et dire stop quand le besoin de sommeil ou de détente se fait sentir ?


Votre temps, une ressource limitée

Un jour, une semaine, un mois ont un nombre d’heures limité qu’il faut utiliser avec intelligence pour en tirer le maximum de profit. Pas question de surfer sur internet pendant des heures à la recherche d’une idée, de peaufiner un devis ou un projet jusqu’à ce qu’il soit parfait, de réfléchir à n’en plus finir à la prochaine étape de votre entreprise.  

Le temps passe et ne se rattrape pas. Une journée mal employée, c’est de l’argent perdu ou du temps gaspillé dans des tâches de peu de valeurs ou qui ne vous épanouissent pas.

Penser, discuter, réaliser, progresser. Tout prend du temps. Mais quel temps ? Pour quel impact ? Quelle vision ? C’est bien là la question de fond. Le temps que vous consacrez à votre entreprise doit non seulement être productif, il doit surtout avoir un sens.  


Les lois qui régissent votre rapport au temps.

De multiples articles et ouvrages évoquent ces lois qui permettent de tirer le meilleur parti de son temps et d’organiser son travail de manière plus efficace. Bref rappel de quelques principes de base :

  1. La loi de Pareto: 20% de votre travail produit 80% des résultats. 
    Mieux vaut donc concentrer ses efforts sur l’essentiel et fixer les bonnes priorités.
  2. La loi de Parkinson : plus vous avez de temps pour faire quelque chose, plus cela prend du temps. D’où l’importance de se fixer des délais (raisonnables), de s’imposer des limites.
  3. La loi de Carson : réaliser une tâche en une fois prend moins de temps que de la faire en plusieurs fois. Ne vous laissez pas interrompre sans cesse. Restez concentré sur votre tâche.
  4. La loi de Hofstader : les choses prennent toujours plus de temps que prévu
    Ne faites pas des plannings trop serrés. Anticipez les dépassements de délai.
  5. La loi de Murphy : connue comme « la loi de l’emmerdement maximum ». Évaluez les risques et prévoyez de la marge. 

Vous l’aurez compris, sans  organisation et planification, vous risquez fort d’être entraîné dans une spirale infernale ... et d’y perdre le nord. Des choix s’imposent donc pour gérer efficacement cette denrée si précieuse : votre temps.  


Reconnaître ses vraies priorités

Chaque matin, 7, 8 ou 10h de travail vous sont données. Qu’en faites-vous ?

  • Si vous n’avez pas de priorité, les autres (ou les circonstances) décideront à votre place.
  • Si vous ne savez pas ce qui est important, votre cerveau choisira naturellement ce qui est le plus facile ou le plus confortable. Vous serez sans doute très actif mais serez-vous productif  ?
  • Si vous n’avez pas réfléchi au sens de votre entreprise, à ce qui vous rend heureux, votre entourage ou votre santé risque de vous lâcher un jour ou l’autre.

Une évidence : il est impossible de gérer son temps si l’on ne sait pas où on va !

Il vous faut donc commencer par donner un sens à votre entreprise, à trouver ensuite ce qui est le plus important et le plus urgent pour atteindre vos objectifs. Et si vous peinez à prioriser vos actions, la matrice d’Eisenhower devrait vous aider :   

  • Important et urgent: objectifs à court terme – à faire immédiatement
  • Important mais peu urgent: objectifs à long terme – à planifier
  • Urgent mais peu important: ne requiert pas votre savoir-faire - à déléguer si possible
  • Peu urgent et peu important: à éliminer sans pitié


Planifier pour mieux s’organiser

Une fois que vous aurez clairement défini vos priorités, il est important de reporter les actions et les tâches à accomplir dans un calendrier qui vous servira de feuille de route. Planning annuel pour la vision longue et mensuel ou hebdomadaire pour la gestion du court terme.  

Horaires et discipline

Donner un cadre à votre vie professionnelle (horaires, lieu de travail, etc.) est la base pour une gestion saine du travail. Le temps passe très vite, surtout lorsque l’on essaye de faire plusieurs choses à la fois : consulter et répondre à ses mails, faire de la veille sectorielle, réseauter, faire de la prospection, obtenir des prix des fournisseurs, rencontrer des clients, gérer la paperasse, …

L’indispensable ToDo

Quelle qu’en soit la forme, papier, appli ou logiciel ; privée ou partagée ; quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle ; vocale, écrite ou collaborative ; la ToDo (ou liste de tâche ou check list) est un outil essentiel pour chaque entrepreneur. Ses avantages sont évidents : réfléchir à son emploi du temps, s’organiser et garder le cap, prioriser ses actions, ne plus oublier aucun rendez-vous, aucune échéance, surveiller l’avancement des projets.

Quand et comment la remplir : les formules varient.

  • Certains aiment démarrer la journée en dressant une liste rapide des tâches à accomplir.
  • D’autres préfèrent terminer la journée en listant ce qu’ils feront le lendemain.
  • D’autres encore ne s’astreignent à cet exercice qu’une fois par semaine.

A vous de voir ce qui vous convient le mieux.

Le calendrier partagé

L'incontournable complément d’une gestion de temps efficace : l’agenda ou calendrier électronique.  Un seul agenda pour combiner l’ensemble de vos activités. Avec une application (Mac, Gmail, Outlook ou autre) synchronisée avec votre smartphone et consultable à tout moment.
Vous y consignerez tous vos rendez-vous et réunions mais aussi vous y bloquerez des périodes pour gérer l’administratif ou réfléchir à un nouveau projet.  Une, deux ou trois fois par jour vous dédierez des plages (1/2h) pour répondre à vos mails ou faire de la veille.
Enfin, vous pouvez le partager, de manière sélective, avec votre équipe ou vos partenaires.


S’outiller pour garder le cap

Il existe une foule d’outils pour gérer son temps. Mais il n’y a pas de miracle. Ce n’est pas l’outil qui vous rend productif, c’est votre état d’esprit.  

La méthode Pomodoro pour rester concentré

La principe de cette méthode est simple : il s’agit de subdiviser son temps de travail en tranches productives séparées par de courtes pauses (généralement 25 / 5 ou encore 45 / 10-15 minutes). Cela permet de structurer votre temps de travail et lutter contre la procrastination. En effet, vous repoussez les tentations habituelles vers les temps de pause (lire vos mails, surfer sur internet, etc), vous serez plus concentré et vous avancerez mieux et plus rapidement.   

La méthode Pomodoro vous incite aussi à faire des pauses et à prendre l’air. A prendre un peu de recul par rapport aux travail en cours. 
Autre avantage de la méthode : vous évaluez précisément le temps que prennent chaque tâche. Après quelques jours, vous saurez combien de temps accorder aux activités à forte valeur ajoutée et aux activités secondaires (parfois contre-productives). Le but étant de limiter le temps alloué à ces dernières.

La méthode Kanban pour faire avancer un projet   

La méthode Kanban permet de visualiser le flux de travail à faire et de se concentrer sur une seule tâche à la fois. Ce système réduit les pensées parasites. Des outils comme Trello ou Asana vous aideront à visualiser l’avancement d’un projet. Vous disposez en effet de 3 colonnes :  

  • La première regroupe tout ce qui doit être fait pour un projet donné
  • La deuxième affiche le ou les tâches en cours
  • La troisième affiche ce qui est terminé.

Cette méthode se prête aussi bien aux projets individuels qu’aux projets de groupe et au travail collaboratif.


En conclusion

Pour gérer son temps en tant qu’entrepreneur, il faut commencer par reprendre le contrôle de l’extraordinaire flot de sollicitations, informations et distractions qui inonde notre quotidien. Et cela commence par un geste très simple : bloquer les distractions et notifications intempestives !

Freedom est l’appli qu’il vous faut pour cela : elle bloque les notifications des réseaux sociaux, des emails ou toute sorte de contenu pendant une période donnée. Vous avez ainsi la possibilité de vous concentrer pleinement sur les tâches que vous avez décidé de mettre en priorité.

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