Mode télétravail activé ! Un sacré challenge pour les Entrepreneurs qui doivent, pour la plupart, revoir toute l’organisation de leur(s) équipe(s), tant internes qu’externes (free-lance, partenaires, …).
Qui dit télétravail, dit bons outils de communication !
La communication interne est un élément clé du fonctionnement d’équipe qui dépasse largement le cadre du seul partage d’informations. La communication, c’est l’affaire de tous.
Le choix des outils que l’on va utiliser pour communiquer avec nos collègues/collaborateurs ces prochaines semaines est donc important. Car oui, avoir les bons outils, ça veut dire gagner du temps, ne pas perdre des informations et donc améliorer l’efficience.
Face à ce challenge, nouveau pour beaucoup, Wikipreneurs vous propose sa sélection de 3 outils de visioconférence.
Voici leur « carte d’identité », vous n’avez plus qu’à faire votre choix !
1. Nom : Skype
Prix :
- version gratuite qui permet d’envoyer des messages/effectuer des appels vidéo et audio jusqu’à 50 personnes.
- version payante : achat de crédit Skype pour communiquer avec plus de 50 personnes/appeler des téléphones/envoyer des SMS.
Disponible sur : Application Androïd/Application IPhone/Logiciel Windows.
Fonctionnalités : le logiciel Skype permet de passer des appels téléphoniques, vidéos ou audios et de réaliser des partages d’écran via Internet. Des fonctionnalités additionnelles telles que le transfert de fichiers, la messagerie instantanée et la visioconférence existent également.
+ : utilisé par beaucoup de monde, facile d’utilisation
- : il peut y avoir des problèmes de connexion/de qualité des appels, le logiciel doit être en marche pour recevoir des appels/messages.
2. Nom : Microsoft Teams
Prix :
- version gratuite : limitée à 300 utilisateurs, capacité de stockage de 2 Go par utilisateur et 10 Go de stockage partagé
- version payante : pour aller plus loin et dépasser ces limites, le forfait d’entrée de gamme d’Office 365 incluant Teams est à 4.20 euros HT (Business Essentials) par utilisateur/par mois avec engagement annuel.
Disponible sur : Application Android/Application IPhone/Logiciel Windows/Navigateur Web
Fonctionnalités : Microsoft Teams est un réseau social d’entreprise qui fait partie de la Suite Office 365. Un espace de travail partagé permet aux collaborateurs de communiquer en direct. Le logiciel collaboratif comprend de nombreuses fonctionnalités : messagerie instantanée avec la possibilité de réaliser des appels audios, des visioconférences et d’envoyer des pièces jointes. Il est possible de créer des groupes de travail privé ou public et d’y inviter les membres de son choix, y compris des externes par invitation e-mail.
Le service intègre les différentes applications d’Office 365 telles que Excel, PowerPoint, Skype ou encore Onenote afin de travailler sur un même projet en temps réel et ainsi de faciliter la circulation de l’information.
+ : les fichiers partagés sont classés et centralisés sur SharePoint/vous êtes notifiés lorsqu’une personne modifie un document/l’application est personnalisable
- : il faut être familier avec l’environnement Office 365 pour se servir de toutes les fonctionnalités avec efficacité.
3. Nom : Zoom
Prix :
- version gratuite : limitée à 100 participants et 40 minutes par conférence.
- version payante : à partir de 13.99 euros/mois, vous pouvez aller plus loin : inviter plus de participants, connecter Zoom à Skype Entreprise, activer l’enregistrement des réunions etc.
Disponible sur : Application Android/Application IPhone/Application macOS/Navigateur web
Fonctionnalités : Zoom est un outil professionnel pour les visioconférences, une version gratuite intéressante est disponible. Il est possible de créer des réunions en ligne, d’organiser des webinaires en vidéo, de proposer une assistance technique, de créer des salles de conférences, d’enregistrer une réunion ou conférence, de partager un « tableau blanc » (d’utilisation assez intuitive) et de discuter via une messagerie instantanée.
+ : simplicité d’utilisation, possibilité d’intégration avec des outils de planification tels que Google Agenda, qualité vidéo et audio HD. Très bon outil donc.
Bonus
En bonus, nous vous recommandons également Google Hangout. Mais attention, l’utilisation de ce logiciel nécessite la possession d’un compte Google.
Nom : Google Hangout
Prix : Gratuit mais nécessite un compte Google
Disponible sur : Application Iphone/Application Android/Navigateur web.
Fonctionnalités : Google Hangout est une plateforme de vidéoconférence et de messagerie instantanée développée par Google. Vous pouvez lancer un appel vidéo qui pourra rassembler jusqu’à 10 personnes simultanément et de leur partager des fichiers grâce à Google Drive. Une diffusion sur Youtube en direct est possible si vous désirez que votre appel soit public. Il existe de d’autres fonctionnalités : partage d’écran, effets de voix et d’image, ect.
Cet outil est donc aussi très qualitatif.
Tableau récapitulatif
Trucs et astuces
Avant d’utiliser ces outils de visioconférence, voici quelques trucs et astuces !
- Chaque participant doit prévoir une bonne connexion et des batteries chargées !
- Ne pas fixer rendez-vous à une heure fixe pour faciliter la fluidité des connections (le lundi à 9 heures pile il y a sûrement beaucoup de réunions qui démarrent, donnez rendez-vous à 9h17.
- Si quelqu'un a des soucis de connexion, lui demander de débrancher la vidéo pour ne garder que le son.
- Prévoyez un « plan b » s’il y a des problèmes techniques (report, utilisation d'un autre logiciel, réunion simplement par tchat ou en plus petit groupe).
- Comme on ne se voit pas, la réunion est un peu plus difficile à gérer. Préparez là plus que d'habitude. Idéalement, envoyez l'invitation par mail avec un ordre du jour détaillé et les documents et infos nécessaires.
- Gérez la dynamique de la réunion en donnant la parole à chacun à tour de rôles pour éviter de parler en même temps (ce qui à distance devient vite insupportable) ou que les introvertis s'expriment moins.
- Prenez du temps 'social' au début et à la fin : 'météo' de chacun (comment il se sent), dernières nouvelles, ... Comme on ne se voit pas et qu'on ressent/partage moins les émotions, c'est important pour le moral et la cohésion.
- En conclusion de réunion, bien récapituler la 'todo' liste, qui fait quoi et pour quand.
Bonnes réunions à distance !
Si vous avez des suggestions pour améliorer cet article, n’hésitez pas à commenter/nous envoyer votre avis. Merci et bonnes réunions !
Chloé, de Wikipreneurs
