Téléphonie : quel équipement pour ma PME ?

Les TPE et les PME se caractérisent généralement par leur proximité avec leurs interlocuteurs : collaborateurs, clients, fournisseurs, partenaires. Les contacts sont fréquents et basés sur des relations « de vive voix », en face à face ou, lorsque la distanciation l’impose, par téléphone, voire visio-conférence.

Bien s’équiper est donc essentiel. Mais de quoi avez-vous besoin au juste ?

Votre objectif prioritaire : l’autonomie

Le premier de tous les critères pour la téléphonie d’entreprise, c’est l’autonomie. Vous devez être joignable à tout moment et permettre toutes les formes de travail collaboratif ou à distance.

La transformation digitale touche désormais tous les métiers et concerne tous les acteurs de terrain. Dans ce contexte, la productivité passe par un équipement robuste et par une connectivité sans failles.

Votre priorité : assurer la continuité des contacts, afin de ne rater aucun appel, même lorsque vos lignes sont occupées, même lorsque vous êtes sur les routes ou à l’étranger, même lorsque vos collaborateurs travaillent à distance.

Pour ce faire, vous devrez avoir a minima :

  • Un système de transfert des appels (de fixe à mobile, de poste à poste, …) ;
  • Un système de conférence téléphonique, indispensable en cas de télétravail ;
  • Un « réceptionniste virtuel » (qui propose un message de bienvenue, dirige les appels vers un poste disponible, sert de répondeur centralisé et assure la mise en attente).

Miser sur un système professionnel fiable

Aujourd’hui, un système fiable passe aussi par l’intégration des outils et des systèmes, essentiels dès lors que le télétravail prend de l’ampleur. Connecter téléphonie et réseau internet n’est plus une option.  

téléphonie VoIP


Développer son entreprise implique agilité et rapidité. Et pour anticiper l’évolution des comportements des clients, mieux vaut se doter de solutions de communications professionnelles efficaces et évolutives. Bref, s’équiper comme les grands pour être prêt à toute éventualité !

En effet, si de nombreuses startups ou jeunes entreprises échouent, c’est, entre autres, parce qu’elles n’ont pas su rebondir, faute d’être équipées correctement. Il est vrai que les solutions réservées aux professionnels sont parfois négligées par les créateurs d’entreprise à cause de leurs coûts jugés trop élevés. Pourtant, elles offrent des avantages indéniables, tels que

  • Rapidité d’intervention en cas de panne ;
  • Meilleur débit pour des performances adaptées aux besoins ;
  • Modularité et meilleure sécurisation ;
  • Traitement prioritaire en cas d’affluence sur les réseaux, …

Enfin, un dernier point à ne pas sous-estimer : se doter d’un système de téléphonie pro donne une image plus professionnelle de votre entreprise. Disposer de plusieurs lignes téléphoniques, d’une musique d’accueil, d’un système de communication unifié, c’est donner aux clients et aux partenaires des gages de sérieux.

De la téléphonie fixe au cloud  

Il est loin le temps ou le standard téléphonique analogique régnait en maître sur l’univers des communications de bureau. En fait, il est destiné à disparaître progressivement au profit de la téléphonie VoIP qui apporte une réponse adaptée aux besoins émergeants :

  • Joignabilité et convergence fixe/mobile, avec notification de présence ;
  • interactions en temps réel (messageries instantanées, calendriers synchronisés)
  • outils de partage (audio, vidéo) favorisant le travail collaboratif, partage de documents ;
  • accès à distance aux données et informations de l’entreprise.

Le boom récent du télétravail a forcé de nombreuses entreprises a équiper leurs collaborateurs pour les rendre opérationnels à distance.  L’atout principal de la téléphonie VoIP est de faire converger tous les terminaux téléphoniques et informatiques d’une entreprise dans un réseau unique.

Les avantages du cloud

Les récents événements ont montré l’importance de pouvoir communiquer dans n’importe quelle situation. C’est ce que permet la technologie VoIP :

  • n’importe quel appareil peut être utilisé avec cette téléphonie : téléphone fixe, ordinateurs, smartphones. Vous multipliez donc les possibilités.
  • la téléphonie dans le cloud vous suit partout : dans les locaux de l’entreprise, en déplacement sur le territoire ou à l’étranger et sur tous les sites de votre société.
  • Facilité d’accès aux informations et documents stockés dans le cloud.
  • Diminution des coûts de téléphonie.

Les avantages d’un service structuré et personnalisé

Un bon système téléphonique vous offre une fiabilité et des fonctionnalités utiles pour votre service client. En effet, vous pouvez améliorer vos relations avec votre clientèle car :

  • Il accroît les performances de vos équipes en les rendant toujours disponibles ;
  • Il structure l’accueil et amène directement le client vers le bon service ;
  • Il permet de coupler le système de téléphonie avec un logiciel de gestion de la relation client (CRM) afin d’avoir des informations utiles pour mieux répondre aux demandes ;
  • Il offre aux clients une attente plus confortable (musique ou message)

Un système sécurisé

Un autre avantage de la téléphonie dans le cloud, c’est de pouvoir crypter les échanges pour en assurer la confidentialité, mais aussi de stocker les données dans des data centers hautement sécurisés.

Avec un système VPN, vous centralisez vos flux de communication et vos applications sur un réseau d’entreprise privé sécurisé et accessible depuis tous vos sites, accessible à tous vos collaborateurs via leurs appareils mobiles, en 3 G ou 4G, de façon instantanée. Votre opérateur vous guidera dans la mise en place de ce réseau.

  • Analyse en amont des besoins de votre entreprise (nombre d’utilisateurs, bande passante…) pour garantir la solution la plus adaptée à votre situation.
  • Toutes les cartes SIM de vos collaborateurs sont groupées au sein d’un APN (réseau mobile privé) uniquement accessible pour votre entreprise.  

téléphonie pro

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