Registre Ubo : obligatoire pour toutes les sociétés

Registre UBO : obligatoire pour toute société belge quelle que soit sa taille ou sa forme

Toutes les sociétés sont concernées par cette nouvelle contrainte légale (en vigueur depuis le 31 octobre 2018).

! Vous disposez d’un délai étendu au 30 septembre 2019 pour encoder vos bénéficiaires effectifs pour la première fois ! 

La loi du 18 septembre 2017 ¹ exige que chaque Etat membre de l’UE dispose d’un service chargé de gérer un registre central reprenant certaines informations sur les bénéficiaires effectifs  = registre UBO pour « Ultimate Beneficial Owner» ou le bénéficiaire effectif en dernière analyse) du patrimoine de toute société, A(I)SBL belges et autres entités juridiques.

Ce service a été créé au sein du Service Public fédéral des Finances (Administration de la Trésorerie) et est aujourd’hui opérationnel ² .

Ci-après : nous résumons pour vous les implications pour votre société ³ .

Quel est le but de ce registre UBO ?

Jusqu’à présent, les actionnaires ou associés d’une société étaient simplement repris dans le registre des parts de la société, sans autre forme de publicité. 

Le but de ce registre central est de créer une base de données obligatoire reprenant les informations adéquates, exactes et à jour de toutes les personnes physiques (le bénéficiaire effectif ou UBO) qui, en dernier ressort, contrôlent ou détiennent un intérêt effectif dans une société belge, A(I)SBL ou autres entités juridiques visées par la loi (fondations, trusts,..). 

Le but est d’accroître la transparence pour connaître les personnes qui se trouvent derrière ces structures et officiellement prévenir l’utilisation de structures juridiques pour blanchir des capitaux et financer le terrorisme. 

Ce registre participera aussi à l’information de l’administration fiscale et à l’échange d’informations à des fins fiscales entre les pays membres de l’Organisation de Coopération et de Développement Economiques (OCDE). 

Quelles sociétés sont visées ? 

Toutes les sociétés constituées en Belgique, quelle que soit leur taille ou leur forme (société cotée, Sprl, SA, SCRL,…) sont tenues de déclarer les informations sur leurs « UBO ».  Elles sont qualifiées par la loi de « redevables d’information».

Quelles informations doivent être communiquées ?

Chaque société doit pour chacun de ses bénéficiaires effectifs (UBO) qu’ils soient belges ou étrangers et quel que soit leur pays de résidence ⁴ communiquer à les informations suivantes :

• nom, premier prénom et dates naissance 
• nationalité 
• pays et adresse de résidence 
• date à laquelle il est devenu bénéficiaire effectif
• numéro du Registre national ;
• la ou les catégories de UBO dont il relève et s’il remplit les conditions de manière isolée ou regroupée, de manière directe ou indirecte et dans ce cas, le nombre d’intermédiaires et leurs coordonnées complètes ;
• le pourcentage de l’intérêt effectif (en capital ou droit de vote), indirect s’il y a existent des structures intermédiaires ;

Ces informations doivent être décrites précisément et appuyées de pièces justificatives.

Qui est bénéficiaire effectif d’une société ? 

La ou les personnes physiques qui, en dernier ressort, possède(nt) ou contrôle(nt) l’entité juridique ⁵, de manière directe ou indirecte, à savoir :

• les personnes physiques qui possèdent directement ou indirectement un pourcentage suffisant de participation au capital ou de droits de vote : 
  • une participation supérieure à 25% est une indication suffisante de droits de vote ou de possession directe seul ou à plusieurs ;
  • une participation au sein d’une société contrôlée indirectement par les mêmes personnes physiques à hauteur de plus de 25% des droits de vote ou de parts dans le capital ⁶, même s’il s’agit d’un intermédiaire étranger ;
• les personnes physiques qui exercent le contrôle final de la société par d’autres moyens (par ex. : pacte d’actionnaires, choix de l’organe de gestion,…) ;
• Uniquement s’il n’est pas possible d’identifier précisément le ou les UBO 1) et/ou 2) (à motiver) : le dirigeant principal personne physique (gérant, CEO, directeur,…).

A qui incombe l’obligation de déclaration et information ? 

• Déclaration : toute société constituée en Belgique est redevable d’information.

Par l’intermédiaire de son représentant légal (gérants, conseil d’administration,..)7 : il est tenu de déclarer les informations au registre UBO pour la première fois et au minimum tous les ans ou à chaque modification de l’UBO. 

• Information : le représentant légal informe les UBO que leurs données personnelles sont au registre UBO de la manière exigée par les dispositions légales. L’Administration de la Trésorerie notifie l’inscription aux UBO.  

Qui a accès au registre UBO ?

Les autorités publiques dont l’administration fiscale et certaines entités assujetties à une obligation de déclaration selon la législation sur la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme (notaire, huissier,…). 

Mais aussi tout citoyen intéressé : il aura libre accès à certaines informations du registre, moyennant paiement et en se connectant avec une carte d’identité électronique (la connexion est traçable pendant 10 ans). La recherche ne peut se faire qu’avec le numéro BCE ou le nom de la société et non de ses actionnaires. 

Peut-on s’y soustraire ?

• Communication des données au registre UBO : aucune dérogation possible 
• Consultation par les citoyens et certaines entités assujetties :
  • tout ou partie des informations du registre peut exceptionnellement être bloqué avec l’accord de l’administration si le UBO démontre l’existence de motifs graves qui l’exposerait à ces certains risques (ex. : fraude, enlèvement, chantage,…) 
  • dérogations automatiques en fonction de la personne du UBO (mineur, incapacité,…).

Quand et comment déclarer les UBO ? 

• Le registre UBO est entré en vigueur le 31 octobre 2018 ⁸ et est accessible depuis le 27 septembre 2018 uniquement via le portail : www.myminfin.be à l’aide d’un mode d’identification autorisé par le SPF Finances (CI, token, Itsme,…). ⁹
• La première communication au registre UBO est à faire avant le 30 septembre 2019. 
• Ensuite, lors de tout changement (cessions de parts, démission,…) dans le mois du changement.

Sanction ?

Si le représentant légal ne transmet pas les informations adéquates et à jour dans ces délais des amendes administratives sont infligées à la société (de 250€ à 50.000€) et des amendes pénales à charge des représentants eux-mêmes. 

Que faut-il faire dès à présent ?

• identifier vos UBO et l’étendue de leur intérêt effectif ;
• rassembler et communiquer les informations obligatoires pertinentes et à jour 
• éventuellement désigner un mandataire interne ou externe (comptable, conseiller,…) pour ne pas oublier de mettre les données à jour dans les délais requis ; 
• déclarer à temps 

En résumé

L’administration fiscale améliore ainsi ses instruments puisqu’elle dispose à présent d’un accès direct pour connaître l’étendue des avoirs des personnes physiques en soumettant les sociétés à une nouvelle contrainte de déclaration, qui implique la communication de données personnelles et pièces justificatives. Pour certaines sociétés, cet exercice sera simple pour d’autres, une assistance juridique est recommandée. Il est en tout cas essentiel de s’enregistrer à temps !

Nos experts EY vous conseillent de manière personnalisée et peuvent vous assister pour que  votre société soit toujours en conformité en contactant votre expert directement ou via notre site web : https://www.ey.com/be/en/services/assurance/accounting-compliance-and-reporting.

Rédigé par un Trusted Bussiness Advisor de l’équipe EY ACR 

(contact direct : [email protected] ou +32(0)470.22.39.26)

¹ Loi du 18 septembre 2017 (publiée au M.B. le 6 octobre 2017) relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces transpose en Belgique la (quatrième) directive européenne (directive 2015/849 relative à l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme) 

² Le règlement détaillé est repris dans l’Arrêté Royal du 30 juillet 2018 relatif aux modalités de fonctionnement du registre UBO (M.B. du 14 août 2018).

³Nous abordons uniquement les obligations pour les sociétés belges et non celles propres aux autres entités visées par la loi (A(I)SBL, trust, fondation

⁴Cf. art. 75 de la loi du 18 septembre 2017 et 14/1, alinéas 2 et 3 du Code des sociétés

⁵ art. 4, 27° de la loi du 18 septembre 2017

⁶La hauteur de détention correspond au % moyen pondéré que le UBO détient dans la société redevable de l’information par l’intermédiaire d’autres structures - liens utiles : https://finances.belgium.be/fr/E-services/ubo-register (F.A.Q. avec exemple d’intérêt effectif indirect et guide d’utilisation disponibles sur le site)

⁷Ce n’est pas le bénéficiaire effectif qui doit s’en charger, sauf pour une demande de dérogation (cf. ci-après « Peut-on s’y soustraire »).

⁸L’Arrêté Royal du 30 juillet 2018 relatif aux modalités de fonctionnement du registre UBO a été publié au Moniteur belge le 14 août 2018.

⁹  https://eservices.minfin.fgov.be/portal/fr/public/pro/welcome) (onglet « Registre UBO »