Une méthode simple pour conduire une petite équipe : le GRIP

Quand on leur demande comment ça va, les entrepreneurs parlent souvent de leurs difficultés à mener leur équipe. Voici donc le GRIP, une méthodo toute simple, expliquée en quelques minutes, facile à retenir et à mettre en oeuvre !

Le GRIP est particulièrement adapté aux TPE/PME car il propose un cadre simple tout en étant complet pour éviter les dysfonctionnements classiques : objectifs flous, rôles qui se chevauchent, mauvaise communication et méthodes de travail inefficaces.

Pour bien diriger ('donner la direction à') une équipe, rappelez-vous cette règle d'or : chaque collaborateur a besoin de savoir où il va (Goals) et comment y aller (Roles, Interaction, Process).

Pratiquement, voici la méthode GRIP.

Elle comprend 4 éléments. Le premier est plus important que le deuxième, qui est lui-même plus important que le troisième et que le quatrième. C'est assez intuitif, avoir un objectif est ainsi la toute première chose à avoir en tête. En cas de crise, pendant un incendie par exemple, si on dit "sortez du bâtiment", c'est un objectif très clair et chacun va mettre en place ce qu'il faut pour le faire.

Retenez donc que si les objectifs (de l'équipe et de chacun) et les rôles de chacun sont précisés et partagés par tout le monde, votre équipe va bien fonctionner. inversément, si vous sentez des problèmes, demandez-vous si ces deux éléments sont clairs !

1. Goals - Des objectifs clairs et partagés

Pourquoi c'est crucial ? Car sans objectifs clairs, l'équipe navigue à vue. Chacun interprète les priorités à sa façon, pensant bien faire, mais au final, souvent, on ne tire pas tous dans la même direction..

Comment procéder ?

Définissez des objectifs à 3 niveaux :

1. pour l'entreprise (chiffre d'affaires, nombre de clients...),
2. pour l'équipe (lancement d'un produit, amélioration d'un service...)
3. et pour chaque collaborateur (objectifs personnels liés au poste).

Les objectifs peuvent être permanents ou ponctuels (liés à un projet, comme préparer l'inauguration par exemple).

Utilisez la méthode SMART : vos objectifs doivent être Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels. Par exemple : "Augmenter le taux de satisfaction client de 75% à 85% d'ici fin décembre" plutôt que "Améliorer la satisfaction client".

Communiquez régulièrement sur l'avancement. Organisez un point mensuel sur les objectifs : où en sommes-nous ? Quels obstacles rencontrons-nous ? Comment ajuster si nécessaire ?

Exemple concret : une agence de communication digitale fixe comme objectif d'équipe "Décrocher 5 nouveaux clients dans le secteur tech d'ici juin" avec des objectifs individuels pour le commercial (15 rdv qualifiés), le créatif (3 concepts innovants) et le chef de projet (process client optimisé).

2. Roles - Des rôles et responsabilités bien définis

Pourquoi c'est important ? Car ps mal de conflits et de dysfonctionnements viennent de rôles mal définis : qui décide quoi ? Qui fait quoi en cas de problème ?

Il y aura des rôles permanents et des rôles plus ponctuels.

Comment procéder  ?

Créez un organigramme simple mais précis. Même dans une équipe de 5 personnes, chacun doit savoir qui est responsable de quoi et qui décidet pour quels sujets.

Rédigez des fiches de poste courtes (1 page max) précisant les missions principales, les responsabilités et les limites de délégation. Évitez les descriptions trop détaillées qui figent l'organisation.

Définissez les zones de recouvrement et de collaboration. Par exemple : "Le commercial valide les devis avec le chef de projet avant envoi" ou "Les décisions marketing de plus de 5.000€ sont prises conjointement par le dirigeant et le responsable marketing".

Revoyez les rôles régulièrement, par exemple tous les 6 mois. Dans une PME, l'organisation évolue vite. Un rôle peut grandir, se diviser ou disparaître.

Astuce pratique : utilisez la matrice RACI (Responsable, Approbateur, Consulté, Informé) pour clarifier qui fait quoi sur les processus clés de votre entreprise.

3. Interaction - Une communication fluide et structurée

Pourquoi c'est crucial ? Car on est dans l'humain et la communication est le ciment de l'équipe. Mal organisée, elle génère incompréhensions, frustrations et perte d'information.

Comment procéder  ?

Communication formelle.

Organisez des rituels réguliers : réunion d'équipe hebdomadaire (30 min max), point mensuel sur les objectifs, séminaire semestriel. Tenez les horaires et préparez un ordre du jour.

Communication informelle.

Préservez les moments d'échange spontanés : pause-café, déjeuners d'équipe, trajets partagés. C'est là que naissent souvent les meilleures idées et que se règlent les petits problèmes.

Outils de communication.

Choisissez vos outils selon vos besoins : email pour l'officiel, messagerie instantanée (Slack, Teams, WhatsApp) pour l'urgent, tableau de bord partagé pour le suivi d'activité. Évitez la multiplication des canaux.

Décision et gestion des conflits.

Établissez une règle simple : tout désaccord se règle d'abord entre les personnes concernées. Si ça ne fonctionne pas, escalade vers le responsable hiérarchique dans les 48h.

Feedback régulier.

Donnez un retour concret et régulier. Félicitez par écrit (ça reste), critiquez de manière constructive en face-à-face, adaptez votre style selon la personnalité de chacun.

4. Process - Des méthodes de travail efficaces

Pourquoi c'est crucial ? Car sans processus clairs, chacun travaille dans son coin avec ses propres méthodes. Résultat : perte de temps, qualité inégale, difficultés de suivi et de transmission.

Comment procéder  ?

Identifiez vos processus clés : accueil d'un nouveau client, gestion d'un projet, traitement d'une réclamation, intégration d'un nouveau collaborateur... Listez 5 à 10 processus maximum.

Formalisez simplement : une page A4 par processus avec les étapes principales, les responsables et les outils utilisés. Évitez les procédures trop lourdes qui ne seront pas suivies.

Outillez vos équipes : tableau de bord partagé, planning commun, logiciel de gestion de projet simple (Trello, Monday.com...), modèles de documents récurrents. L'outil doit simplifier le travail, pas le complexifier. Un outil simple et efficace, éprouvé dans des dizaines de PME est le SEMAINIER . il permet de so'rganiser individuellement et en équipe, et de communiquer facilement. A faire en début de semaine, le lundi matin par exemple.

Améliorez en continu : organisez tous les trimestres une "rétrospective" de 30 minutes : qu'est-ce qui fonctionne bien ? Qu'est-ce qui coince ? Que doit-on améliorer ? Impliquez toute l'équipe dans ces améliorations.

Exemple concret de processus: une société de services informatiques qui crée des sites web  formalise son processus d'intervention client : réception de la demande (qui ?, dans quel délai ?), analyse et devis (template, validation), intervention (planning, outils, reporting), facturation et suivi satisfaction.

Mise en pratique du GRIP

Par où commencer ? Faites un diagnostic rapide de votre équipe actuelle :

1. Goals : est-ce que chacun connaît les 3 objectifs prioritaires de l'entreprise ? De son poste ?
2. Roles : t a-t-il des zones floues sur "qui fait quoi" ? Des tensions sur les responsabilités ?
3. Interaction : la communication fonctionne-t-elle ? Y a-t-il des non-dits, des malentendus récurrents ?
4. Process : avez-vous 2-3 processus qui dysfonctionnent régulièrement ?

Pour passer à l'action, voici un exemple de planning de mise en œuvre :

• Semaine 1-2 : diagnostic et définition des objectifs (Goals).
• Semaine 3-4 : clarification des rôles et responsabilités (Roles).
• Semaine 5-6 : organisation de la communication (Interaction).
• Semaine 7-8 : formalisation des processus clés (Process).

Écueil à éviter : ne cherchez pas la perfection dès le départ. Le GRIP est un cadre évolutif. Commencez simple et ajustez au fur et à mesure selon les retours de votre équipe. 

Bon chemin avec vos équipes !