Opstellen van uw kasstroomoverzicht

Doelen Doelen

Begrijp en beheers het begrip cashflow en kijk of u financiering nodig hebt.

Wanneer? Wanneer?

Voor de lancering en tijdens de hele levensduur van het bedrijf, vooral tijdens de groeifasen.

Met wie? Met wie?

U als ondernemer-manager en uw accountant.

Het nodige

Geld is voor een bedrijf wat zuurstof is voor het lichaam. Toezicht op de cashflow is dus absoluut noodzakelijk. Evenzo is het van belang uw financieringsbehoeften vooraf te berekenen om de onderneming te kunnen starten.

Punten om over na te denken

  • Hoe weet u of u financiering nodig hebt om te starten? En zo ja, hoeveel heb je nodig?
  • Hoe kunt u na de lancering uw financiële situatie in de gaten houden en ervoor zorgen dat u niet zonder geld komt te zitten?

1. Budgettering en kasstroomoverzicht

De budgetprognose stelt u in staat verkoopprijzen vast te stellen en de potentiële rentabiliteit van de onderneming te controleren. Het blijft echter noodzakelijk de activiteit te financieren, d.w.z. op het juiste moment over de nodige middelen te beschikken.

Het kasstroomoverzicht (of kasstroomplan) zorgt ervoor dat er te allen tijde voldoende geld in de kassa (of op de bankrekening) zit. Als u op een bepaald moment geen geld meer hebt om uw schuldeisers te betalen die hun recht opeisen (zelfs als de orderportefeuille vol is, het product geweldig is, het team top is), zal uw bedrijf failliet gaan! Game over... Hier, is het een kwestie van "cash" (of bankrekening) en deadlines. Om het voortbestaan van de onderneming te verzekeren, moet zij altijd geld op de bank hebben, de "cash flow".

Denk dus altijd aan de stelregel "Cash is king!" Te veel mislukkingen (zelfs van goede projecten, vooral in een groeifase) komen hieruit voort.

2. Bouw uw cashflowplan

Naast de begroting moet dus ook een cash flow plan worden opgesteld. Met dit eenvoudige instrument kunt u gemakkelijk de financiering van uw activiteiten controleren.

 Het toont voor elke periode (meestal een maand) :

  • de beginbalans,
  • inkomen,
  • kosten,
  • en het saldo aan het eind van de periode, dat altijd positief moet zijn.

Om uw kasstroomoverzicht op te stellen :

  • Ga uit van uw budget en wijs voor elke periode de uitgaven en ontvangsten toe die worden verwacht op het ogenblik van hun betaling (cash in of cash out).
  • Houd rekening met de betalingstermijnen. Als u in januari materialen koopt, kunt u onderhandelen om deze in maart te betalen, net zoals er een langere of kortere periode kan liggen tussen de verkoop van uw eerste product en de betaling op uw bankrekening (of kassarekening) (een gemiddelde betalingstermijn is ongeveer 45 dagen). Maak dus realistische en voorzichtige veronderstellingen over de tijd die nodig is, afhankelijk van uw project en uw sector.
  • Opgepast ! Investeringen die in de begroting over meerdere jaren worden afgeschreven moeten voor 100% in het cashflowplan worden opgenomen. Hoewel het logisch is om een machine over verschillende jaren af te schrijven, moet u ze in het algemeen volledig betalen wanneer u ze koopt.
  • Leningen, subsidies, kapitaalinbreng, enz. moeten ook worden aangerekend op het ogenblik dat zij ter beschikking van de vennootschap worden gesteld (let op de termijnen voor subsidies). Vergeet de fiscale en sociale aspecten niet (premies, BTW, voorschotten op belastingen, vakantiegeld, eindejaarspremies, enz.)

Zo geeft uw geraamde cashflowplan u een indicatie van de bedragen die elke maand moeten worden gedekt.

3. Uw cashflow in evenwicht brengen

Bepaal voor het kassaldo aan het begin van de eerste maand (januari als u de onderneming op 1 januari start) de middelen die ter beschikking van de onderneming zullen worden gesteld, d.w.z. het "gestorte" kapitaal (gestort op de rekening van de onderneming) en eventuele bankleningen of andere financieringsbronnen.

Denk eraan: het saldo aan het eind van de maand mag niet negatief zijn! Als dat zo is, en de schuldeisers vragen betaald te worden, dan betekent dit een mogelijk faillissement. Dan moet u:

  • ofwel speel je met de betalingstermijnen (eerder betaald worden en je leveranciers later betalen),
  • of financiering toevoegen (een lening of kapitaal).

Door op deze manier aan uw kasstroomoverzicht te werken, zult u in staat zijn het minimumfinancieringsniveau te bepalen dat nodig is om op te starten en te allen tijde een positieve kasstroom te behouden.

4. Welk niveau van cashflow moet u nastreven?

Er wordt gezegd dat Bill Gates een jaar aan kasreserves wilde hebben om onafhankelijk te blijven en elke situatie aan te kunnen!

 

Basisvoorzichtigheid op managementgebied zal u ertoe aanzetten een minimumbedrag aan reserves opzij te zetten, zodat u niet in moeilijkheden komt bij de geringste afwijking of harde klap. Maar naar welk niveau van cashflow moet u streven?

Het hangt allemaal af van het niveau van beveiliging dat u wilt hebben. Hou rekening met 2 essentiële punten:

  1. De commerciële start-up duurt over het algemeen veel langer dan verwacht. Het is het begrip markttoegang of "tijd om op de markt te komen" dat vaak wordt onderschat: het opzetten van alle procedures, jezelf bekend maken, de eerste klanten overtuigen, zorgen voor administratieve en logistieke follow-up, betaald worden, enz. kost allemaal tijd.
  2. Net als Bill Gates geldt: hoe meer geld je in reserve hebt, hoe meer je vooruit kan kijken en aanpassen in geval van moeilijkheden of veranderingen. Idealiter zou u genoeg moeten hebben om 3 tot 6 maanden uitgaven te dekken, wat u in staat zou moeten stellen uw bedrijf goed te beheren.

Bijvoorbeeld: een maakbedrijf die in maart begint, betaalt de opstartkosten, de aankoop van zijn productiemachine, de grondstoffen die nodig zijn voor de productie van die maand, de huur, de verzekering en zijn salaris gedurende die maand. Gezien de productietijd en de tijd die nodig is om de eerste klanten te overtuigen en vervolgens de verkoop met hen af te sluiten, verkoopt hij in maart niets. In april betaalt hij dezelfde onkosten en verkoopt hij een eerste partij die de volgende maand zal worden betaald. Aangezien er in dit voorbeeld in maart en april nog geen geld binnenkomt, moet de start-up deze eerste twee maanden van activiteit voor 100% financieren, hetzij met zijn startkapitaal, hetzij met een banklening.

 

5. Belang van betalingstermijnen

Het spel van de cashflow en de verschillende financieringsbronnen is om altijd genoeg geld achter de hand te hebben om de uitgaven te betalen.  Houd de betalingsvoorwaarden van uw klanten nauwlettend in het oog en onderhandel met uw leveranciers over dezelfde voorwaarden.

Dit begrip van financieringsbehoeften (financiers spreken van "bedrijfskapitaal" en "behoefte aan bedrijfskapitaal") is van vitaal belang voor uw onderneming. Als u dat niet hebt gepland, komt u van meet af aan in financiële moeilijkheden.

In sommige gevallen betekent de betalingscyclus dat het bedrijf automatisch in een positieve cashflowsituatie komt. Dit is het voorbeeld van de warenhuizen die hun leveranciers in 3 maanden betalen en slechts 1 maand nodig hebben om de goederen te verkopen, terwijl de klanten rechtstreeks contant betalen. De warenhuizen innen dus rechtstreeks het geld van de verkoop van hun producten en betalen hen pas twee maanden later. Zij beschikt dus over het geld gedurende deze twee maanden en kan het beleggen en rente opbrengen (financiële inkomsten genoemd). 

6. Financiering van de groei

Tijdens een groeifase neemt de behoefte aan financiering vaak toe (cashflow die nodig is om de dagelijkse activiteiten te betalen). Paradoxaal genoeg brengt dit sommige ondernemingen in gevaar wanneer hun bedrijf te snel te veel groeit, terwijl zij hun financiële structuur niet aanpassen.

Daarom dringen financiers er terecht op aan dat een KMO over een aanzienlijk kapitaal beschikt, ook wel "eigen vermogen" genoemd (kapitaal + ingehouden winst). Afhankelijk van de groei zal het noodzakelijk zijn deze te verhogen (door het kapitaal te verhogen of door regelmatig winsten in reserves op te nemen) of, integendeel, het groeitempo aan te passen aan de beschikbare middelen en dus klanten te weigeren of uit te stellen!

7. Beheer uw cashflow actief

Algemeen wordt geschat dat ten minste 1 op de 4 faillissementen wordt veroorzaakt door het niet innen van vorderingen... Het actief beheren van uw vorderingen (uw klanten sneller laten betalen, voorschotten krijgen, enz.) en uw schulden (onderhandelen over zo lang mogelijke betalingstermijnen) is een zeer belangrijk element om van bij het begin in te voeren. Door bijvoorbeeld de betalingstermijn van uw leverancier te verlengen van 1 naar 2 maanden, kunt u uw financieringsbehoefte halveren!

4 punten om te volgen :

  • Houd uw kasstroomoverzicht bij (zeer regelmatig als uw kasstroom krap is of als u zich in een sterke groeifase bevindt die aanvullende financiering vereist). Concreet: laat uw klanten niet te laat betalen, onderhandel over uw betalingstermijnen met uw leveranciers, kijk niet alleen naar uw bankafschriften. Vul uw ramingen van toekomstige ontvangsten en uitgaven gaandeweg aan.

  • Beperk de aan klanten toegestane betalingstermijnen zoveel mogelijk.

  • De doorlooptijd van leveranciers verlengen (in redelijke mate, overeenkomstig de handelspraktijk)

  • Beperk de voorraden tot een minimum en vermijd stock-outs.

Tip

  • Om efficiënt te zijn en tijd te besparen, houdt u de grote getallen, de grote klanten, de grote uitgaven bij en gebruikt u ordes van grootte voor de rest. Bijvoorbeeld, voor uw algemene kosten (huur, boekhouding, lasten, telefoonkosten, enz.), raamt u de maandelijkse kosten ruwweg (bijvoorbeeld 1.000 euro per maand).
  • Vergeet investeringen niet. Als u een positieve cashflow hebt, laat dit geld dan niet onbenut en bespreek met uw bankier hoe u deze het beste kunt investeren in overeenstemming met uw verwachte behoeften.

8. Nuttige hulpmiddelen en partners

Het is interessant te weten dat er financiële operatoren bestaan die de inning van uw schuldvorderingen kunnen overnemen (credit-factoring bedrijven). Als u veel schulden hebt die moeilijk te innen zijn, kan het de moeite waard zijn de inning uit te besteden.

Een juridisch loket kan u ook doeltreffend bijstaan door systematisch aanmaningsprocedures en aanmaningen tot betaling te verzenden. Daartoe moet u een procedure en enkele eenvoudige instrumenten ontwikkelen (algemene verkoopvoorwaarden, aanmaningsbrief en sommatie), waarvan de kosten aan de wanbetalers kunnen worden doorberekend!

voor verder